آشوب در مدیریت

استاد محترم : جناب آقای منشی زاده

 تهیه و تنظیم : مینا عبادتی

 اجرای صحیح سیستم پاداش در شرایط مختلف و خاص سازمان ها :

  اولاً موجب انگیزه در کارکنان برای کار بهتر شده

 ثانیاً موجب تحقق دو هدف این سیستم یعنی رضایت کارکنان و افزایش بهره وری سازمانی می شود .

در مورد اعطای پاداش مناسب و ایجاد رضایت در کارکنان، رضایت کارکنان نظریه بهداشت سازمانی (Motiveation- Hygene Theory) تلاش های مدیریت را دو جهت می داند :

اقداماتی که باعث کاهش عدم رضایت کارکنان می شود.

اقداماتی که باعث رضایت کارکنان می شود.

با ایجاد بهداشت سازمانی – کفایت نسبی حقوق و دستمزد، رفع نواقص خط مشی های سازمانی و ترمیم و بهسازی محیط زیست- از عدم رضایت کارکنان کاسته می شود و با ایجاد انگیزه در آنها از طریق فراهم ساختن محیطی برای فراجویی و موفقیت در سازمان، بکارگیری نظریه در سازمان مشخص می شود تا با تحدید آن بتوان بهتر به نتایج دست یافت .

تبیین جوانب نظریه آشوب بر اساس یک مبنای ناقص، محک زنی و حصول نتیجه از آن خواهد بود.

 در برخورد با یک مسئله نباید صورت آن را پاک کرد و بهتر است به دنبال راه حل گشت و آن را به جواب رساند. آنچه در دنیای امروز بیش از هرچیز نتیجه بخش است. عملی است که بر اساس شناخت صورت می گیرد.

به زعم نظریه آشوب، اندکی غفلت بحث را با انحرافات شدیدی روبه رو می سازد.

   در نظریه آشوب فقط نباید به دنبال «اگرها» بود تا «شایدها و بایدها» به دست آید. بهتر است حد فاصل بین این دو نیز شناخته شود و گزینش جامع تری انجام گیرد. در این صورت خط سیر یک فرآیند با انسجام بیشتری رسم می شود و پیش بینی ها دقیق تر به عمل می آید.

  این نظریه تئوری اقتضا را که خود نوع تکامل  یافته تری از تئوری های سازمان و مدیریت است به چالش می کشد و تجویز نسخه هایی هرچند متنوع را مورد سؤال قرار می دهد.

   اقتضای تجویزی موقعیت ها را فقط تنوع می بخشد اما هر یک را نسبتاً پایدار می داند و برای آن احتمالات محدود و از پیش تعیین شده ای قائل است. این نگرش، دست و پای ما را در برابر پویایی های شدید محیطی می بندد و انعطاف کافی ندارد. آنچه در این بین مطرح می شود اقتضای لحظه ای بر اساس مفروضات است. 

  این اقتضای لحظه ای چیزی نیست جز همان دورنگری لحظه ای، خودمانندی لحظه ای، سازگاری پویای لحظه ای و یافتن نقاط کلیدی لحظه ای.

علوم استراتژیک :

   در مدیرت استراتژیک سازمان ها و شرکت ها کثرت عوامل تأثیرگذار و غیر قابل کنترل، مدیریت را با چالش های متعددی روبه رو می سازد به نحوی که باید در این شلوغی و بی نظمی عوامل، راهبرد مؤثر انتخاب شود. بر اساس نظریه آشوب بیشتر باید به عواملی توجه کرد که تأثیر آنها فراتر از میزان تغییر خود این عوامل است و سخن دیگر اینکه دورنمای اجرای یک راهبرد مدیر ترسیم شودو به شفافیت آن کمک کند. این عوامل را می توان در تعاملات شرکتها به وضوح دید.

   چگونگی پدیدار شدن در یک مناقصه عمومی اخذ شدن در یک مناقصه عمومی، اخذ تسهیلات مختلف و مزیت های رقابتی عواملی هستند که منحنی عمر یک سازمان را دستخوش تغییر یا پایداری می کند و در بلندمدت ضامن دورنمای اوضاع آن می شود. تحقیق و تفحص ما را به دیدگاهی کلان می رساند و آینده سازمان در تلاطم وآشفتگی تا حد زیادی قابل پیش بینی می شود. در این صورت است که می توان قبل از برخورد با دست اندازهای آتی، تدابیر لازم را اندیشید.

خط مشی گذاری :

   خط مشی گذاری سازان ها و شرکت ها بر اساس نظریه آشوب به گونه ای صورت می گیرد که انعکاسی از خط مشی های کلان جامعه باشد. (اصل خودمانندی). اگر خط مشی غالب بر محیط شناخته شود می توان در سطحی خرد به تبیین آن پرداخت ضمن اینکه با نوع کلان سازگار بوده و از آن اقتباس شده باشد. در این حالت موفقیت یک خط مشی تضمین می شود و نیروهای متضاد کمتر در برابر آن صف آرایی می کند. این خط مشی انعطاف کافی داره و با تغییرات محیطی ستیز نمی کند بلکه با آن کنار می آید و در صورت امکان آن را تعدیل می کند.(اصل سازگاری پویا)

مدیریت منابع انسانی :

اداره منابع انسانی با تمسک به نظریه آشوب دچار تحول خواهد شد. اگر این حوزه را در چند بخش تعریف کنیم الزامات هر یک شفاف تر بیان می‌شود و به درک بهتر موضوع کمک می کند.

1-

   در بخش تأمین نیروی انسانی نظریه خود مانندی ما را به گزینش نیرویی وا می دارد که نه صرفاً دارای مهارت بالا در زمینه مورد نظر باشد بلکه او از نظر شخصیتی ارزیابی و توان انعکاس وظایف کل در آن سنجیده می‌شود. به عبارتی، جستجو به دنبال افرادی است که بتوانند بر کل مجموعه نگرش حاصل کرده و به گونه‌ای رفتار کنند که با کل خود یکپارچه شوند و رفتارهای آنان را نیز در خود بازتاب دهند. این موضوع باعث بقا و کارایی نظام می شود و در صورتی که کل نیازمند تغییر باشد تغییرات اجزا نیز به آسانی انجام می‌شود. در این حالت سازگاری با‌پویایی‌های‌محیطی ‌نیز ‌بهبود ‌حاصل‌ کرده‌ و‌جلوه‌ای از اصل سازگاری حاصل می‌شود.

2-

   در بخش به کار گیری نیروی انسانی با الهام از اثر پروانه‌ای عواملی مورد توجه قرار می‌گیرند که با تغییر مختصر در آنها تأثیرات شگرفی در عملکرد افراد ایجاد می‌کند. دامنه این بحث به رفتار انسان در سازمان کشیده می‌شود و مباحثی همچون عوامل انگیزاننده،ویژگی‌های جالب در رهبر و سبک او، کانال‌های ارتباطی و هنجارهای مفید مطرح است. اینها در شناخت ماهیت عوامل کلیدی و تاثیر آن مهم بوده و تکیه گاه مدیریت می‌شود. مدیریت با تاکید بر این عوامل از اوقات خود استفاده بهتری به عمل می‌آورد، توان خود را صرف موارد مهم‌تر می‌کند و وقت تلف شده کمتری را به وجود می‌آورد.

   جاذبه‌های شگفت انگیز خود را در بلند مدت نمایان می‌سازد. که عملکرد فردی در کوتاه مدت مطلوب به نظر می‌رسد اما در بلند تبعات مخربی دارد. دامنه فعالیت چنین افرادی باید محدود و یا حذف شود و در عوض میدان به اشخاصی داد که در بلند مدت تصویر شایسته‌ای از عملکرد خود بر جای می‌گذارند. اینها حامی اصلی منافع سازمان بوده و وجهی از خودشان در ذهن‌ها باقی می‌گذارند همچون یک الگوی سازنده در سازمان عمل می‌کند.

3-

   در بهسازی نیروی انسانی باز هم سازگاری پویا مطرح است. علاوه بروجود عوامل شخصیتی، آموزش مؤثر نیز می‌تواند در این گیرو دار سودمند باشد و تعلیمات لازم را بدهد تا شخص برای همجوشی با تغییرات و الزامات تحمیل شده آماده شود. این یک آمادگی دائمی است نه یک فرایند یکباره. او به واسطه آن، پویایی‌های محیطی را درک می کند و به آن پاسخ می‌دهد. تعامل با محیط، شکست موانع و پیشبرد اهداف از ثمرات آن است.

  آموزش تحت تاثیر اصل خود مانندی نیز قرار می‌گیرد. کارآموز ضمن آشنایی با فرهنگ . فعالیتهای سازمان، آن را آن گونه که هست می‌پذیرد و رفتار و منش خود را به شکل متداول در می‌آورد. بدین ترتیب آموزش، در جهت مطلوب سوق داده می‌شود و مقاومت‌ها در ناسازگاری‌ها به حداقل می‌رسد. انسجام جریان کار، قابلیت جایگزینی کاهش فشارهای روحی و تعارض‌های مخرب پرهزینه نیروی انسانی فوایدی است که از این کار نصیب سازمان می‌شود.

4-

در نظام حفظ و نگهداری منابع انسانی ، جاذبه‌های شگفت انگیز مدریت را در کاهش ترک سازمانی کارکنان و حفظ نیروهای انسانی با ارزش یاری می‌دهد. این جاذبه‌ها با ایجاد یک ذهنیت امیدوار کننده از اسباب و عوامل رفاهی بهداشتی در حال و طرحهای آتی در بازنشستگی، کارکنان را به خدمت در سازمان ترغیب می‌کند.

   این اعمال الگوی پیروی شده سازمان را نمایان می‌سازد  و دورنمای زندگی شخصی کارکنان را تبیین می‌کند. باید به‌گونه‌ای ‌عمل ‌شود ‌که ‌شخص آن را نظام مند ببیند و نهایت آن را پیش رو داشته باشد.

   عدم انطباق نظام جبران خدمت و اوضاع روز جامعه از نظر دستمزد و مزایای کاری-صدمات متعددی بر پیکره انسانی سازمان وارد می‌سازد.

   سازگاری پویا، مدیریت را در تعامل با محیط قرار داده و باعث آگاهی بیشتر از اوضاع روز و توقعات کارکنان می‌شود. عدم انجام این امر به بهانه‌ی افزایش هزینه‌ها باعث از کف رفتن سرمایه‌های دیگر می‌شود. نظامی که خود را از این طریق با محیط سازگار می‌کند به دنبال کاهش هزینه‌ها در سطوح دیگر عملیاتی است و کارآیی خود را با استفاده از فنون علمی تخصیص منابع، ارتقا می‌دهد.

    اثر پروانه‌ای در یافتن نکات حساس و با اهمیت نگهدای نیروی انسانی جلوه‌گر می‌شود. شناخت ترجیحات افراد و شناسایی به عمل آمده از آن‌ها کمبودها را جبران می‌کند  و مانع از توقف جریان کار می‌شود. تشنج زدایی و کار گروهی این امر را تسهیل می‌کند و نسبت به عملکرد دیگران احساس مسؤلیت دارند.

    یک واحد سازمانی نواقص کار واحد دیگر را از دید خود به آن گوشزد می‌کند و جوانب دیگری را برای آن متصور می‌شود. در این حالت مدیریت نقشی ارتباطی ایفا می‌کند و راه‌حل‌ها را از بین تعاملی که بین واحدها ایجاد کرده، می جوید. سازگاری پویا که هامان ارتباط دائمی با شرایط روز است ما را به ساختاری متناسب با نیاز سازمان و محیط آن می‌رساند.

    این ساختار همچون یک سیال شکل محیط غالب را به خود می‌گیرد و تغییر وضع می‌دهد.

   این عمل تنها با گردآوری متخصصان گوناگون تحلیل‌های فراگیر و بکارگیری داده‌های روز انجام می‌شود. شناخت تغییرات محیطی و اعمال آن مهم است. ما سازمانه‌هایی را می‌بینیم که در طول دوره فعالیت خود یک بارآن هم به طور ناقص دست به این عمل زده و آن را به حال خود رها می‌سازد. قطعاً چنین روشی به بار نمی‌نشیند.

   اثر پروانه‌ای در نظریه آشوب حکایت از نقاط بسیار حساس و کلیدی دادر که با اندکی دستکاری در آنها، تغییرات زیادی در نتیجه کار پدید می‌آورند. اما این نقاط را چگونه باید شناخت.

    از بین ساختارهای شناخته شده، ادهوکراسی نزدیک ترین نمونه‌ای است که برای این منظور یافت می‌شود.

    ادهوکراسی تا کنون در کنار ساختارهایی همچون ساختار ساده، بوروکراسی‌ها و ساختارهای بخشی مطرح شده اما نمیتوان اینها را زیر مجموعه یک ساختار ادهوکراسی نیز تعریف کرد و در کنار ساختارهای دیگری از آن همچون موازی و ماتریس قرار داد.

    با انجام این کار مرز بین ساختار ادهوکراسی و بی ساختاری پر رنگ تر می‌شود و انعطاف آن در تبدیلات این نوع ساختارها به یکدیگر انعکاس مییابد.

    به عبارتی، این ساختار، این ساختار تمام آنچه را که دیگر ساختارها دارند در خود جای می‌دهد و سازگاری با محیط از طریق انتخاب ساختارهای گوناگون در مقاطع زمانی و بکارگیری آنها در سطوح مختلف سازمان صورت می‌گیرد.

تصمیم گیری :

   تصمیم گیری آنی و سریع، لازمه مدیریت امروز است اما به تنهایی کافی نیست. در نظریه آشوب این نوع تصمیم گیری که به صورت آشوب ناک و بی نظم مطرح است بر اساس سوابق ذهنی موجود از موضوع صورت می‌گیرد. ذهن شخص همچون یک نظام رایانه‌ای اطلاعات مربوط و کلان را به سرعت فرا می‌خواند تا بتواند تصمیمی با کمترین خطا اتخاذ کند. طبقه بندی اطلاعات در ذهن احاطه بر اوضاع داخلی و خارجی سازمان انجام می‌شود و این شناخت در سایه علوم و فنون روز مدیریت بهتر به دست می‌آید.

ساز و کارهای مالی :

   فنونی همچون حسابداری تحلیل‌های مالی نمونه‌هایی است که می‌توان نظریه آشوب را در آنها متبلور ساخت. مدیریت از این طریق ضمن تلخیص دادها و جلوگیری از بمباران اطلاعاتی، ماحصل فعالیتها را نظاره می‌کند و دست به گزینش مطلوب می‌زند.تنها بخشهای خاصی از سازمان مستقیماً از این امر بهره می‌گیرند و کل آن خود را درگیر نمی‌کند .

دیگر فنون ابزاری :

   بر خلاف برخی عقاید نباید این تصور پیش آید که با ورود نظریه آشوب و ظهور چارچوب‌های جدید، فنونی همچون آمار الگو سازی‌های ریاضی و روشهای مقداری رنگ می‌بازند و جای خود را به ذهن پردازهای گوناگون می دهند. اینها از پشتوانه‌های عملکرد پیشرفته‌ترین کشورهای صنعتی‌اند و مزیت‌های رقابتی به ارمغان می آورند.

   در دانش «تحقیق در عملیات» یا OR فرآیندها و عملات مختلف سازمانی تحت شرایط حاکم، الگوسازی شده و آنچه که مؤثر است لحاظ می‌شود.