اصول مدیریت و کنترل پروژه ها

1 - تعریف پروژه

      یک پروژه را می­توان به صورت زیر تعریف کرد:مجموعه­ای از فعالیتها که برای دستیابی به منظور یا هدفی خاص انجام می­گیرند. پروژه­ها شامل فعالیتهایی هستند که باید در تاریخهایی معین، با هزینه­هایی معین و کیفیتی تعیین شده، اجرا بشوند. پروژه­ها ممکن است کارهایی باشند که انجام آنها در فواصل زمانی مشخصی لازم می­شود. مثلاً: بستن حسابهای کارخانه در انتهای سال مالی، تعمیرات اساسی یک پالایشگاه (Overhall) هر دو سال یک بار و ... همینطور ممکن است پروژه­ها شامل کارهایی باشند که فقط یک بار توسط سازمان انجام خواهند گرفت، مثل پروژه­های ساختمانی، عمرانی، توسعه سازمان، پروژه­های تحقیقاتی و یا ...

با توجه به آنچه که گفته شد، اموری نظیر: تشکیل یک سمینار، تالیف و یا انتشار یک کتاب، راه­اندازی یک کارخانه، تولید یک محصول جدید، اجرای یک برنامه فضایی، انجام یک عمل جراحی پیوند قلب، فراهم نمودن مقدمات و رفتن به مسافرت و هزاران امر دیگر که توسط انسان انجام می­گیرند، هر یک به خودی خود عبارت از یک پروژه می­باشند.

2 - سازمان یک پروژه

برای دستیابی به هدف یا منظور یک پروژه، لازم است سازمانی برای اجرای فعالیت­های لازم تشکیل گردد. این سازمان باید دارای منابع و امکانات کافی و مناسب برای اجرای پروژه باشد. منابع و امکانات به صورت داده­ها (ورودی­ها) به سازمان وارد می­شوند. سیاستها، روشها و برنامه­های اجرای کارها نیز جزئی از داده­های ورودی به سازمان می­باشند. امور مدیریت و کنترل، عبارت از کاربرد صحیح و مناسب منابع و امکانات برای اجرای فعالیت­ها به منظور دستیابی به اهداف پروژه می­باشد. این منظور یا هدف نهایی عبارت از ستاده­های (خروجی­های) سازمان بوده و شامل عواملی است که سازمان برای دستیابی به آنها تشکیل شده و فعالیتهای لازم را با کاربرد ورودیها به اجرا درآورده است. برای داشتن امکانات لازم جهت کنترل نحوه پیشرفت کارها، و مقایسه بازده عملی سازمان با آنچه که برنامه­ریزی شده، و یا در چارچوب سیاستها و خط­مشی­ها تبیین شده است، لازم است اطلاعات مناسبی از نحوه پیشرفت کارها به مدیریت برسد. این اطلاعات می­تواند نشان دهنده عواملی نظیر تاریخهای عملی اجرای مراحل مختلف کارها، نیروی انسانی و هزینه صرف شده، کیفیت کارهای انجام شده و سایر آگاهی­هایی که می تواند مدیریت را در تصمیم­گیری برای اجرای مراحل بعدی پروژه یاری نماید باشد.

برای اینکه چنین اطلاعاتی، به طور مرتب و به شکلی مناسب به مدیریت برسد، تشکیل یک سیستم اطلاعات بازتابی، به عنوان بخشی از سازمان پروژه، امری ضروری و اجتناب ناپذیر می­باشد. سیستم اطلاعات بازتابی، با برقراری یک کانال ارتباطی بین ستاده­ها (خروجی­ها) و مدیریت، به طور مستمر، اطلاعات لازم را از ستاده­ها برداشت نموده و به مسئولین اجرای پروژه بازتاب میدهد.

مدیریت پروژه می­تواند با تجزیه و تحلیل اطلاعات بازتابی، پیشرفت کارها و نحوه کاربرد امکانات و منابع را کنترل نموده و در موارد لازم، نسبت به ایجاد تغییراتی جهت تصحیح و بهسازی سیاستها، روشها و برنامه­ها اقدام نماید و یا در خصوصیات سایر منابع و امکانات، تغییراتی به وجود آورد. بدیهیست ایجاد تغییرات در داده­ها، یک کار مستمر و الزامی نبوده و در صورتی که قبل از اجرای پروژه­ها، برنامه­ریزی­ها با دقت کافی انجام گرفته باشند، ممکن است انجام تغییرات در داده­ها، در میزانی اندک، قابل اغماض باشد.

3- دوره زمانی یک پروژه از آغاز تا پایان

مرحله نظری

نقطه آغازین یک پروژه، با هر طبیعت و خصوصیتی که باشد، عبارت از یک نظریه یا فکر و یا خواسته است که توسط یک شخص یا یک گروه از اشخاص، یا یک موسسه و سازمان ایجاد می­شود. در موارد زیادی این فکر توسط صاحب پروژه، یعنی کسی که تصمیم دارد برای اجرای پروژه سرمایه­گذاری نماید ابداع می­شود. در مواردی نیز ممکن است سازمانها و موسساتی که خود سرمایه و امکانات کافی برای اجرا ندارند، و یا سرمایه­گذاری در زمینه مورد نظر را شخصاً به صلاح نمی­دانند، نظریه را به اشخاص واجد شرایط و امکانات پیشنهاد نمایند. (مشاورین اقتصادی و موسسات صنعتی بین­المللی، در موارد بسیاری چنین پیشنهاداتی را به سرمایه­گذاران داخلی در کشورها ارائه نموده­اند). این نظریات به هر صورت که به وجود آمده باشند، باید قبل از برنامه­ریزی برای اجرا، از نظر امکان­پذیر بودن و اقتصادی بودن مورد بررسی و مطالعه دقیق قرار گیرند. در صورتی که نتیجه چنین مطالعاتی نشانگر این امر باشد که اجرای پروژه با در نظر گرفتن همگی شرایط محلی، نظیر اوضاع اقتصادی، فرهنگی، سیاسی و ... امکان­پذیر بوده و از نظر اقتصادی نیز مقرون به صرفه می­باشد، آنگاه انواع گزینه­های ممکن برای اجرای پروژه، طراحی و تبیین شده و هر یک از این گزینه­ها مورد ارزیابی قرار می­گیرند. (بدیهیست فعالیتهای اولیه طراحی در این فاز، برای نشان دادن چارچوب کلی گزینه­ها بوده و شامل جزئیات نمی­باشد). با انتخاب گزینه بهینه، که معمولاً در آن عواملی کلی نظیر ظرفیت و محل مشخص شده­اند، طراحی پروژه یا جزئیاتی نسبتاً بیشتر (ولی نه به آن میزان جزئیات که برای اجرا کافی باشد) آغاز شده و در پیرو آن، عوامل هزینه، زمان و حجم منابع لازم، نظیر نیروی انسانی (در سطوح مختلف مهارتها و تخصص­ها) و تجهیزات، برآورد می­شوند. چنین برآوردهایی معمولاً با تفکیک فازهای باقیمانده پروژه (فازهای برنامه­ریزی، اجرا و پایانی) به عمل می­آیند.

برای تشریح بهتر، یک پروژه ساختمانی را مورد نظر قرار می­دهیم. چنین پروژه­ای، ..............

3- دوره زمانی یک پروژه از آغاز تا پایان

دوره زمانی یک پروژه را از لحظه­ای که موضوع اجرای آن، به صورت یک نظریه، در فکر پایه­گذاری می­شود تا آن لحظه که پروژه تکمیل شده و هدف نهایی آن حاصل می­گردد، می­توان به چند مرحله متمایز تقسیم نمود. تقسیم­بندی دوره زمانی یک پروژه به مراحل مختلف، عموماً بستگی به نوع و طبیعت پروژه­هایی که برنامه­ریزی می­شوند نداشته و این تقسیم­بندی معمولاً بر اساس نوع و خصوصیات فعالیت­های لازم در هر یک از مراحل اجرای پروژه انجام می­گیرد.

به طور عام در هر پروژه، چهار مرحله (فاز) متفاوت و متمایز، قابل تعریف می­باشد. این چهار مرحله عبارتند از:

مرحله 1- مرحله نظری

مرحله 2- مرحله طرح و برنامه­ریزی

مرحله 3- مرحله اجرا

مرحله 4- مرحله پایانی (اختتام)

طول مستطیل­ها نشان دهنده زمانهای نسبی برای اجرای فاز­های پروژه می­باشد. طول مستطیل­ها در مواردی می­تواند نشانگر سایر عوامل، نظیر بودجه یا نیروی انسانی برای اجرای مراحل مختلف باشد. بدیهی است که زمانهای لازم در فازهای مختلف یک پروژه، بستگی به طبیعت و خصوصیات پروژه دارد. هر یک از مراحل پروژه، اندکی زودتر از تکمیل فاز پیشین خود آغاز شده­اند. در ادامه، هر یک از چهار مرحله (فاز) پروژه، توضیح داده می­شوند.

مرحله نظری

نقطه آغازین یک پروژه، با هر طبیعت و خصوصیتی که باشد، عبارت از یک نظریه یا فکر و یا خواسته است که توسط یک شخص یا یک گروه از اشخاص، یا یک موسسه و سازمان ایجاد می­شود. در موارد زیادی این فکر توسط صاحب پروژه، یعنی کسی که تصمیم دارد برای اجرای پروژه سرمایه­گذاری نماید ابداع می­شود. در مواردی نیز ممکن است سازمانها و موسساتی که خود سرمایه و امکانات کافی برای اجرا ندارند، و یا سرمایه­گذاری در زمینه مورد نظر را شخصاً به صلاح نمی­دانند، نظریه را به اشخاص واجد شرایط و امکانات پیشنهاد نمایند. (مشاورین اقتصادی و موسسات صنعتی بین­المللی، در موارد بسیاری چنین پیشنهاداتی را به سرمایه­گذاران داخلی در کشورها ارائه نموده­اند). این نظریات به هر صورت که به وجود آمده باشند، باید قبل از برنامه­ریزی برای اجرا، از نظر امکان­پذیر بودن و اقتصادی بودن مورد بررسی و مطالعه دقیق قرار گیرند. در صورتی که نتیجه چنین مطالعاتی نشانگر این امر باشد که اجرای پروژه با در نظر گرفتن همگی شرایط محلی، نظیر اوضاع اقتصادی، فرهنگی، سیاسی و ... امکان­پذیر بوده و از نظر اقتصادی نیز مقرون به صرفه می­باشد، آنگاه انواع گزینه­های ممکن برای اجرای پروژه، طراحی و تبیین شده و هر یک از این گزینه­ها مورد ارزیابی قرار می­گیرند. (بدیهیست فعالیتهای اولیه طراحی در این فاز، برای نشان دادن چارچوب کلی گزینه­ها بوده و شامل جزئیات نمی­باشد). با انتخاب گزینه بهینه، که معمولاً در آن عواملی کلی نظیر ظرفیت و محل مشخص شده­اند، طراحی پروژه یا جزئیاتی نسبتاً بیشتر (ولی نه به آن میزان جزئیات که برای اجرا کافی باشد) آغاز شده و در پیرو آن، عوامل هزینه، زمان و حجم منابع لازم، نظیر نیروی انسانی (در سطوح مختلف مهارتها و تخصص­ها) و تجهیزات، برآورد می­شوند. چنین برآوردهایی معمولاً با تفکیک فازهای باقیمانده پروژه (فازهای برنامه­ریزی، اجرا و پایانی) به عمل می­آیند.

برای تشریح بهتر، یک پروژه ساختمانی را مورد نظر قرار می­دهیم. چنین پروژه­ای، ممکن است مربوط به یک سازمان دولتی، یک موسسه خصوصی و یا یک شخص حقیقی باشد. در هر یک از این شرایط، رد فاز نظری باید روشهای تقریباً یکسانی برای اجرای این پروژه دنبال شوند.

صاحب کار، نظرات و خواسته­های خود را برای مشاور طرح توضیح می­دهد. وظیفه مشاور، آن است که نظرات و خواسته­های صاحب کار را به طور دقیق، دریافت و امکانات ایجاد طرحی برای برآورد خواسته­های صاحب کار را مورد بررسی دقیق قرار دهد. در صورتی که شرایط لازم برای اجرای طرح وجود داشته و اجرای طرح از نظر اقتصادی نیز مقرون به صرفه باشد، همانگونه که گفته شد، مشاور گزینه­های مختلف برای اجرای پروژه را طراحی نموده و نکات مثبت و منفی هر یک از گزینه­ها را جهت صاحب کار مشخص می­نماید. طرحهایی که در این مقطع توسط مهندس مشاور تهیه می­شوند، همانگونه که بیان شد، دارای جزئیات کاملی به آن میزان که بتوان با استفاده از نقشه­های تهیه شده، ساختمان را بنا نمود، نمی­باشند. اطلاعاتی که در این مرحله از نقشه­ها قابل برداشت هستند، معمولاً در حدودی از جزئیات هستند که بتوانند پروژه را بخوبی تعریف نموده و حجم کارها و سطح منابع لازم را نشان دهند. در مورد پروژه ساختمانی مورد مثال، این اطلاعات می­توانند شامل مطالب زیر باشند:

-            تعیین محل اجرای پروژه

-           حجم کارها (سطح زیربنا، تعداد طبقات، ...)

-            نوع اسکلت (فلزی، بتون مسلح، ...)

-            انواع سرویسهای تاسیساتی (روش تامین حرارت یا برودت، آب آشامیدنی، فاضلاب، برق، ...)

-            برآورد منابع مالی، نیروی انسانی، مواد و مصالح و تجهیزات لازم

-            برنامه زمان­بندی مقاطع مختلف اجرای کار

صاحب کار با در دست داشتن اطلاعات فوق و همچنین با سنجش امتیازات یا اشکالات مربوط به گزینه­های مختلفی که توسط مهندس مشاور ارائه شده، گزینه­ای را که جمعاً دارای امتیازات بیشتری باشد انتخاب می­نماید. با این انتخاب، فعالیت­های مربوط به فاز اول پروژه پایان یافته و پروژه برای شروع فعالیت­های فاز دوم آماده شده است.

بدیهیست در فاز دوم که مربوط به طراحی دقیق­تر و تعیین برنامه­بندی زمانی و برآورد حجم منابع لازم به صورتی دقیق می­باشد، تغییراتی در آنچه که در فاز اول تهیه شده است داده خواهد شد، ولی چهارچوب اصلی طرح به همان حالت که در فاز اول تهیه شده و مورد موافقت نهایی قرار گرفته است، باقی خواهد ماند.

به طور خلاصه، در فاز نظری به سئوالات زیر پاسخ داده می­شود:

الف) آیا نظریه ارزش اجرایی دارد؟

ب) در صورتی که جواب الف مثبت است، چه گزینه­هایی برای اجرا، مناسب و منطقی به نظر می­رسند.

ج) گزینه بهینه از بین گزینه­های مناسب و منطقی، کدام است؟

مهندس مشاوری که برای اجرای وظایف فاز اول انتخاب می­شود، ممکن است خود وابسته و در استخدام دائمی سازمان صاحب کار باشد. چنین حالتی در موسسات بزرگ که در داخل سازمان خود قسمتی با نام دفتر فنی یا دفتر طرح و مهندسی، و یا با نامهای مشابه دیگر دارند، به چشم می خورد در بسیاری از موارد نیز ممکن است صاحب کار دارای چنین تشکیلاتی نباشد، و یا اگر دارای چنین تشکیلاتی هست، حجم کار بیش از آن باشد که توسط افراد خود سازمان قابل انجام باشد. در چنین شرایطی، کار مشاوره به صورت قرارداد به موسسات مهندسی مشاور واگذار می شود.

باید توجه داشت که در بسیاری از کشورها، قوانین و مقررات بخصوصی از سوی دولت برای اجرای صحیح و دقیق مراتب مرحله یکم پروژه­ها تدوین شده است. در اغلب موارد، پروژه­های دولتی وقتی قابل بررسی برای تامین اعتبار و بودجه هستند که فاز اول طرح، اجرا شده و گزارش دقیقی بر اساس مطالعات به عمل آمده، ارائه شده باشد. قابل ذکر است که با وجود اهمیت خاصی که فاز اول پروژه­ها برای اجرای دقیق و صحیح آنها در فاز­های بعدی دارد، در بسیاری از موارد، توجه کافی به این مرحله از پروژه نشده و دقت و بودجه کافی برای آن در نظر گرفته نمی­شود. به همین سبب، تعداد بسیار زیادی از پروژه­ها را می­توان نام برد که به علت عدم اجرای دقیق و صحیح فاز اول، در مراحل بعدی با اشکالات مالی و تجهیزاتی مواجه شده­اند.

مرحله طرح و برنامه­ریزی

در این مرحله، امور مربوط به پروژه از نظر سازمان و تشکیلات با مرحله یکم تشابه زیادی دارد، ولی همانگونه که گفته شد، امور طراحی و برنامه­ریزی با دقت بیشتری اجرا شده و دارای جزئیات کاملتری می­باشند.

  در این مرحله اطلاعات بین فعالیتهای مختلف رفت و برگشت نموده و با بهره­گیری از این مبادله اطلاعات، سعی می­شود جزئیات لازم مدنظر قرار گرفته و در نقشه­ها و گزارشات منعکس شوند. در حین اجرای فعالیت­های این مرحله، در مقاطعی دریافت و موافقت صاحب کار ضروری می­شود. قابل توجه است که در این مرحله، نقشه­ها در سه سری تهیه می­شوند. نقشه­های سری اول ، عمدتاً نشان دهنده مشخصه­هایی از طرح که در فاز یکم تایید شده­اند می­باشند. نقشه­های سری دوم که در شکل نقشه­های کامل نامیده شده­اند، بر اساس نقشه­های ساده سری اول، ولی با جزئیات کاملتری تهیه شده­اند. با این حال، هنوز دارای آن مقدار از جزئیات نیستند که پیمانکار بتواند براحتی با مراجعه به این نقشه­ها کلیه عملیات ساخت را اجرا نماید. به عنوان مثال در یک پروژه ساختمانی، نقشه­های کامل شامل نقشه­های معماری، ساختمانی، تاسیسات حرارتی و برودتی، آب، فاضلاب، برق­رسانی، روشنایی، مخابرات، دفع آب باران در محوطه و... می­باشند. برای اینکه میزان جزئیات نقشه­ها مشخص شود، باید گفت: که مثلاً در نقشه­های معماری سری دوم، ابعاد و موقعیت اطاقها،َ کریدورها، راه­پله­ها، درب و پنجره­ها، ... و شکل کامل نماهای مختلف ساختمان مشخص شده­اند. همچنین در نقشه­های تاسیسات حرارتی و برودتی، به عنوان مثال، ابعاد کانالهای انتقال هوا و محل نصب کانالها در داخل سقفهای کاذب مشخص گردیده­اند. حال برای ساخت درب و پنجره، علاوه بر ابعاد اصلی، لازم است نوع و اندازه پروفیلهای فلزی که در ساخت درب و پنجره به کار می­روند، نیز مشخص باشد، یا برای ساخت کانالهای انتقال هوا، لازم است نوع اتصال (درز) که برای به هم پیوستن دو قطعه کانال در نظر گرفته شده است نیز مشخص شود. چنین جزئیاتی معمولاً در نقشه­های سری دوم وجود ندارند. این جزئیات در سری سوم نقشه­های طرح که نقشه­های اجرایی (یا کارگاهی) نامیده می­شوند قابل ارائه می­باشند.

تخمین دقیق مقادیر کار و مصالح و در پیرو آن، تهیه سیاستها و روشهای مناسب برای قراردادهای اجرایی (سیاستهای پیمان) همراه با دریافت موافقت  صاحب کار، از وظایف مهندس مشاور در این مرحله از طرح می­باشد. در همین مرحله، لازم است برنامه زمان­بندی شده دقیقی برای فعالیتهای اجرایی تهیه شود. در بسیاری از قوانین مربوط به پیمان پروژه­های دولتی، وجود برنامه­های زمان­بندی برای اجرای پروژه­ها، جزء لازم اسناد پیمان بوده و بدون آنها اسناد پیمان، کامل شده تلقی نمی­شوند. با تهیه شدن اسناد پیمان (شامل نقشه­های کامل، برآوردها، برنامه­های زمان­بندی برای اجرا، ...) و تعیین پیمانکار (یا پیمانکاران) بر اساس ضوابط و مقررات وضع شده در پروژه (و با در نظر گرفتن مقررات و محدودیتهای دولتی)، بخش عمده فعالیتهای فاز دوم، عملی شده و مشاور خود را برای اجرای وظایف فاز سوم، که در آن باید به امور نظارت و کنترل بر نحوه اجرا بپردازد، آماده می­سازد. در همین مرحله، امور مربوط به تهیه نقشه­های اجرایی (نقشه­های کارگاهی) نیز توسط مشاور دنبال می­شوند و در مواردی، کار تهیه این نقشه­ها در فاز سوم پروژه نیز ادامه یافته و به ترتیبی که این نقشه­ها در فاز سوم پروژه جهت آگاهی از جزئیات نحوه اجرا برای پیمانکار لازم می­شوند، تهیه و در اختیارش قرار می­گیرند.

از نکات مهم در این مرحله، آن است که طراح، باید همراه و هماهنگ با طرح هسته اصلی سیستم، امکانات پشتیبانی لازم برای سیستم را نیز طراحی نماید.به عنوان مثال در صورتیکه پروژه مربوط به طراحی و ساخت یک مرکز صنعتی و تولیدی می­باشد، لازم است توام با طراحی کارخانه و ماشین­آلات تولیدی، امکانات لازم برای نگهداری و تعمیرات کارخانه نیز طرح شده و مثلاً نقشه­های کارگاههای تعمیرات و ماشین­آلات لازم در این کارگاهها نیز طراحی شوند. (بدیهیست که چنین امری اختصاص به یک کارخانه نداشته و برای هر سیستمی، وجود امکانات پشتیبانی در همان لحظات اول شروع بهره­برداری از سیستم، لازم خواهد بود.

مرحله اجرا

در انتهای فاز دوم پروژه، تقریباً همه فعالیتهایی که لازم است در اجرا عملی بشوند، مشخص شده و شیوه­ها و برنامه­های زمان­بندی برای اجرای فعالیتها تعریف شده­اند. در فاز سوم، هدف این می­باشد که پیشرفت کارهای پروژه، مطابق با برنامه­ها و اصول و کیفیت­های تعیین شده در فاز دوم به مرحله عمل می­آیند. مسلم است که در این فاز، سازمان اجرایی بمراتب بزرگتر از سازمانهایی که در فازهای قبلی پروژه فعالیت داشتند خواهد بود.

هزینه­های صرف شده برای اجرای فعالیتها نیز به مراتب بیش از هزینه­های مراحل قبلی پروژه می­باشد. در این فاز، همانگونه که اشاره شد، عامل کنترل دارای نقش اساسی بوده و لازم است با برداشت اطلاعات و آمار مناسب از نحوه پیشرفت کارها و مقایسه مشخصه­های مختلف کارهای اجرا شده با آنچه که برنامه­ریزی شده روند پیشرفت کارها و صرف هزینه و سایر منابع را کنترل نمود. تهیه مواد و مصالح، تامین تجهیزات، استخدام نیروی کار متخصص در امور فنی، مالی، پرسنلی و ...، از وظایف اولیه مورد لزوم در این مرحله می­باشند. در بسیاری از موارد، ممکن است مجموعه کارهایی که پیمانکار اجرای آنها را برعهده گرفته است، در حجمی بیشتر از یا دارای طبیعتی متفاوت با کارهایی باشد که پیمانکار بتواند با کادری که دائم در اختیار دارد از عهده اجرای آنها برآید. در این صورت، پیمانکار اقدام به بستن پیمانهای دست دوم با سایر پیمانکاران خواهد نمود تا آنها با کاربرد تخصص­ها یا تجهیزات و امکانات  بهتری که در اختیار دارند اجرای گروهی از فعالیتها را برعهده بگیرند. برای بستن پیمانهای دست دوم، لازم است موافقت صاحب کار جلب شود.

واضح است که در حین اجرای کار، علیرغم دقت نظری که در تهیه طرحها و برنامه­ها در فاز دوم، به عمل آمده است، ایجاد تغییراتی در طرح، غیر قابل اجتناب می­باشد.

پیمانکار در مراحل اجرای کار، به طور مستمر، با مشاوری که در فاز امور نظارت و کنترل را برعهده دارد تبادل نظر نموده و در مواردی که ایجاد تغییرات و تصمیماتی در طرح ضروری باشد، با موافقت مشاور در این موارد اقدام خواهد نمود. در چنین شرایطی نقشه­های نشان دهنده حالت عملی اجرای فعالیت­ها توسط پیمانکار تهیه خواهند گردید.

مرحله پایانی (اختتام)

مرحله پایانی پروژه­ها را می توان به خودی خود یک پروژه نامید. در این مرحله لازم است کارها به صورتی برنامه­ریزی شوند که براحتی قابل قبول به وسیله دستگاه نظارت و قابل تحویل به صاحب کار باشند. بدیهیست چنین شرایطی بستگی کامل به نحوه اجرای فعالیتها در طول فاز اجرایی دارد ولی در اغلب موارد مشاهده شده است که در مرحله پایانی و تحویل پروژه ، پیچیدگی مسائل بین پیمانکار، دستگاه نظارت و صاحب کار، به حد اعلای خود رسیده و کار تحویل موقت و آغاز بهره­برداری از سیستم را به تعویق انداخته است. چنین شرایطی باعث خواهد شد که سرمایه به کار گرفته شده برای مدتی بدون استفاده مانده و از سوی دیگر، پیمانکار نیز به علت درگیری و وابستگی به پروژه نتواند از منابع و امکانات خود در سایر پروژه­ها استفاده نماید. در مراحل پایان فاز سوم (فاز اجرایی) معمولاً‌کاربرد نیروی انسانی و تجهیزات روند کاهشی داشته و بنابراین برعهده پیمانکار است که در این مراحل،‌با برنامه­ای دقیق و حساب شده، پرسنل و تجهیزات خود را که در پروژه کاربرد ندارند به کاری دیگر بگمارد، یا به کار افرادی که به صورت موقت برای این پروژه استخدام شده­اند و کار جدیدی برای آنها در نظر ندارد خاتمه داده، با آنها تسویه حساب نماید. رعایت صحیح مقررات دولتی و حل و فصل مسائل با اتحادیه­های کارگری از وظایف مشکل، ولی غیرقابل اجتنابی است که پیمانکار با آن مواجه خواهد بود. در اواخر فاز سوم و شروع فاز پایانی، روحیه افراد شاغل در پروژه به دلیل نگرانی در مورد از دست دادن شغل و بیکار ماندن بمراتب ضعیفتر از دوره­های آغاز فاز اجرا می­باشد. پیمانکار باید این مسائل را در نظر داشته و با دقت و سنجش جنبه­های مختلف امور پرسنلی به حل آنها بپردازد.

در مرحله پایانی پروژه، تهیه گزارشات و یادداشت­های دقیق از نحوه اجرای کارها، باعث خواهد شد که پیمانکار، برای شرکت در مناقصات جدید، و برای اجرای پروژه­های جدید، منابع اطلاعاتی با ارزشی در اختیار داشته باشد.

در پایان این بحث، می­توان به طور خلاصه گفت: که دقت در اجرای وظایف در مرحله چهارم و برنامه­ریزی صحیح برای تحویل هر چه سریعتر پرو‍ژه، علاوه بر آنکه از نظر اقتصادی به نفع صاحب کار و پیمانکار می­باشد از نظر کسب اعتبار برای شرکت پیمانکاری و فراهم آوردن زمینه­های مناسب در دریافت پروژه­های جدید نیز دارای نقش و اهمیت قابل توجهی می­باشد.

وظایف مدیریت پروژه

وظایف اصلی مدیریت پروژه را می توان ایجاد هماهنگی لازم در اجرای فعالیت­ها برای کاربرد مناسب منابع و امکانات به منظور رسیدن به هدف نهایی پروژه دانست.

در ایجاد این هماهنگی الزاماً محدودیت­های زمانی، بودجه، نیروی انسانی، تجهیزات، مواد و سایر منابع و امکانات، همچنین محدودیت­های مربوط به کیفیت کارهای قابل اجرا و روشهای اجرای آنها، قوانین و مقررات حاکم بر محیط و بسیاری از محدودیت­های دیگر که به نوعی با فازهای مختلف پرو‍ژه ارتباط خواهند داشت مورد نظر قرار می­گیرند.

برای انجام وظایف، مدیر احتیاج به برنامه­ریزی، سازماندهی،‌ رهبری و کنترل خواهد داشت. دو موضوع اصلی که باید مدنظر بوده و پاسخی برای آنها تهیه شود عبارتند از:

1-   مقادیر (کمیتها) را چگونه باید تعیین نمود؟

2-   آیا از منابع و امکانات به صورتی کارآ و موثر استفاده می­شود؟

برای پاسخگویی به سئوال اول می­توان از تکنیک­های مختلف برنامه­ریزی و برنامه­بندی زمانی، روشهای تعیین سطح منابع و همچنین از روشهای موازنه زمان و هزینه استفاده نمود. سئوال دوم با کاربرد اطلاعات بازتابی در حین اجرای پروژه و کنترل روند اجرای فعالیتها قابل پاسخگویی خواهد بود.

بدیهیست عملیات برنامه­ریزی و برنامه­بندی زمانی مربوط به قبل از شروع عملیات اجرایی بوده ولی فعالیتهای کنترل همراه با عملیات اجرایی ادامه می­یابند. در برنامه­ریزی و برنامه­زمانی، پارامترهای زمان، هزینه و سایر منابع و امکانات لازم به نحوی تعیین می­شوند که بتوان پروژه را به اقتصادی­ترین صورت ممکن اجرا نمود.امور کنترل به این منظور اعمال می شوند که کارهای اجرایی مطابق آنچه که برنامه ریزی و برنامه­بندی شده­اند انجام شوند. بنابراین، به منظور فراهم شدن امکانات لازم جهت کنترل، لازم است در ساختار سیستم­های مدیریت پروژه­ها، شرایط و وسایل لازم برای دریافت اطلاعات بازتابی فراهم شده باشند.

سیستم­های اطلاعات بازتابی، آگاهیهای لازم را از فعالیت­های اجرایی دریافت و با برنامه­هایی که در مرحله قبل از اجرا تهیه شده­اند مورد مقایسه قرار داده و تجزیه و تحلیل می­کنند. نتایج این مقایسه به طور مستمر به سطوح مختلف مدیریت گزارش می­شوند. بدیهی است کسی که در راس سازمان قرار دارد، به دلیل محدودیت وقت و اشتغال به سایر امور اجرایی نمی­تواند مستقیماً دریافت کننده همگی اطلاعاتی باشد که از طریق سیستم اطلاعات بازتابی به مدیریت گزارش می­شوند،‌ بنابراین: لازم است نوع اطلاعاتی که باید به مدیر و یا به سایر سطوح مدیریت در سازمان گزارش شوند، قبلاً مشخص شده باشد، تا مسیر جریان اطلاعات حالت ثابت و تعیین شده­ای داشته و از تداخل وظایف و مسئولیتها جلوگیری شود. قابل ذکر است که اطلاعات دریافت شده در سطوح مختلف مدیریت، ممکن است برحسب لزوم ، به سایر سطوح گزارش شوند و یا در جلسات عمومی به صورت گروهی مورد بحث و تحلیل قرار گیرند.

اطلاعاتی که از روند عملی پیشرفت کارها جمع­آوری شده و با مقادیر برنامه­ریزی شده مورد سنجش و مقایسه قرار می­گیرند، ممکن است شامل اطلاعات مالی از نحوه صرف بودجه و یا تاریخهای اجرای امور مختلف پروژه باشند.

مدیریت با بهره­گیری از نتایج به دست آمده از تجزیه و تحلیل اطلاعات، در مورد نحوه پیشبرد فعالیت­ها تصمیم­گیری نموده، و این تصمیم­ها و راهنمایی­ها به امور اجرایی پرو‍ژه منتقل می­شوند ممکن است در مواردی نیز، نتیجه این تصمیم­گیری­ها ، ایجاد تغییرات و تصحیحاتی در برنامه­های تعیین شده باشد.

با پیشرفت زمان تقریباً انواع فعالیتهای ساخت و تولید ویا فعالیت­های پژوهشی و علمی، در مقایسه با گذشته، در حجمی وسیع­تر و با پیچیدگی بیشتری تحت پروژه­هایی به مرحله اجرا درمی­آیند، پروژه­هایی که محتاج به صدها و هزارها فعالیت  می­باشند، و در اجرای آنها درصد قابل توجهی از بودجه یک کشور صرف می­شوند، برای برنامه­ریزی چنین پروژه­هایی ، مسلماً‌ کاربرد روشهای علمی برنامه­ریزی امری ضروری می­باشد. لازم به توضیح است که در اغلب موارد که موضوع برنامه­ریزی یک پروژه مطرح می­شود، فقط برنامه­ریزی فعالیتهای فاز اجرایی که شامل امور ساخت و تولید هستند مورد توجه مسئولین پروژه قرار می­گیرد،‌ولی فعالیت­های لازم در سایر فازهای پروژه نیز به نوبه خود دارای آن مقدار پیچیدگی و حجم هستند که اعمال یک برنامه­ریزی و کنترل دقیق بر آنها الزامی باشد. می­توان گفت که هر فاز یک پروژه (یا هر دسته از عملیات لازم در هر یک از فازها) به خودی خود یک پروژه می­باشد. تهیه نقشه­ها در فاز دوم پروژه شامل آن مقدار فعالیت، و در برگیرنده آن مقدار زمان و نیروی انسانی و هزینه می­باشد، که احتیاج به برنامه داشته باشد. تهیه اسناد پیمان یا امور مختلف مناقصه و تعیین پیمانکار و عقد قرارداد نیز خود تشکیل دهنده گروهی از فعالیتها می­باشند که می­توان (و لازم است) برای آنها برنامه­ریزی­های مناسبی به عمل آورد. در حقیقت، برای اجرای یک پروژه‌، تنها یک برنامه کافی نیست. صاحب کار احتیاج دارد که برای خود برنامه­ای داشته باشد. مدیران اجرایی و سرپرستان گروه­های اجرایی، مسئولان و کارکنان گروه مشاور و مسئولین بخشهای مالی، پرسنلی، حمل و نقل، ... و کارکنان این بخشها، هر یک به برنامه بخصوصی جهت اجرای وظایف و کنترل امور مربوطه احتیاج دارند. این برنامه­ها،‌ لازم است از نظر نوع اطلاعات و سطح جزئیات آنگونه تهیه و تنظیم شوند که برای استفاده کننده درست همان مقدار اطلاعات و آگاهی­ها را بدهند که بدانها احتیاج خواهد داشت. چه برخورداری از جزئیاتی بیش از میزان لازم، باعث صرف وقت و انرژی بیهوده شده و وجود اطلاعاتی کمتر از حد لازم نیز استفاده کننده را در اجرا و کنترل وظایف با اشکال مواجه خواهد ساخت