آشنایی با نظام آراستگی (5S)

تهیه و تنظیم: محمد بیضایی
 مقدمه
 آشنایی بانظام آراستگی درواقع آشنایی با چگونگی مدیریت مطلوب محیط کاراست این نظام درسازمان های تولیدی وخدماتی بسیاری ازکشورهای جهان استقرار یافته ونتایج باارزشی درسامان دهی ومرتب کردن محیط های کاری و ایجاد عادت های مطلوب و فرهنگ مشتری گرایی داشته است. این سیستم دربرخی ازسازمان های تولیدی وخدماتی کشور ما به اجرا درآمده است اما متأسفانه درآموزش وپرورش مورد توجه قرارنگرفته است.

آثارروانی آراستگی محیط کار
 عوامل اثرگذار بر محیط های کار که تعیین کننده میزان بهره وری در یک سازمان است به دو دسته عوامل نرم و عوامل سخت تقسیم می شوند. سبک رهبری و مدیریت دریک سازمان از ویژگی های نرم و تکنولوژی از ویژگی های سخت یک سازمان است (کورمن 1370) ویژگی های فیزیکی نیز، از جنبه های سخت محیط کار به شمار می روند و برروی کسانی که در محیط کار می کنند آثار زیادی دارد . کورمن (1370) بامرور تحقیقات گوناگونی که درباره ویژگی های محیط های کار صورت گرفته می نویسد :« محیط های فیزیکی می توانند به عنوان محدودیت هایی عمل کنند . پیدایش عقاید درباره خود و دیگران را ترغیب سازندو به عنوان منبعی از تحریک یا تامین عمل کنند یا فی نفسه منبعی از سرور و لذت باشند .....صدا ، موسیقی، روشنایی ، و درجه حرارت متغیرهای فیزیکی دیگری هستند که در بعضی از شرایط، رفتار کار را تحت تاثیر قرار می دهند . رفتار بهینه کار مستلزم این است که صدا مستمر و مورد انتظار و موسیقی متناوب با شد . روشنایی و درجه حرارت باید با تقاضا های ویژه متناسب باشد تا اثرات مثبت از آنها حاصل شود .»
 در جمع بندی کورمن از تحقیقات مربوط به ویژگی های فیزیکی محیط های کار چهار نکته مهم قابل توجه است.اول این که ویژگی های فیزیکی ماهیت محدود کننده روی کارکرد افراد دارد و می تواند برکاهش بهره وری تاثیر بگذارد . دیگر این که ویژگی های سخت محیط های کار عقاید درباره خود و دیگران رارقم می زند . شاید بتوان از نوشته کورمن این گونه برداشت کرد که محیط های کاری کم کم دیدگاه های مثبت یا منفی را درباره خود و انسان های دیگر ایجاد می کنند. محیط های آراسته در شکل دادن عقاید و دیدگاه های مثبت درباره کارکنان نقش دارند و به عکس محیط های کاری درهم ریخته و نا ایمن دیدگاه منفی را نسبت به خود و دیگران رقم می زنند .نکته سوم این که ویژگی های سخت محیط کار عاملی برای تحریک و انگیزش به شمار می روند. و نکته مهم و ارجمند دیگر این است که محیط های کاری می توانند منبعی از «سرور و لذت » باشند . می توانیم محیط های کاری را به گونه ای طراحی کنیم که احساس سرور و لذت و شادکامی را برانگیزند.
 نظام آراستگی با تاکید بر آراستگی جنبه های سخت و نرم محیط های کاری ،روحیه ، نشاط ،ایمنی وکیفیت را به ارمغان می آورد و باحذف محدودیت های محیطی، کارآیی و سلامت کارکنان را افزایش می دهد.
 نگاهی به اهداف ومفاهیم و نظام آراستگی و مراحل اجرای آن و بررسی تاریخچه ونسبتش با فرهنگ ملی و دینی و آثار و نتایج آن، نشان می دهدکه پرداختن به نظام آراستگی ضروری است. در ادامه مروری کوتاه برموارد ذکر شده خواهیم داشت .

 نظام آراستگی (S5) چیست؟
 S5سر واژه پنج کلمه ژاپنی است.این کلمات با ترجمه مرحوم کاشانی(1382) عبارتند از:
 1-Seiri یعنی سوا کردن غیر ضروری ها ا زضروری ها
 2-Seiton یعنی سامان دادن و مرتب چیدن
 3-seiso یعنی سپیدی و پاکیزگی
 4-Seiketsu یعنی سعی در حفظ وضع مطلوب
 5—Shitsuke یعنی سازمان یافتگی و انضباط کاری

 هدف های نظام آراستگی
 اجرای S5برای رسیدن به هدف های متعددی اجرامی شود.برخی از مهم ترین هدف ها عبارتند از ایمنی و بهداشت،بهره وری،صرفه جویی در هزینه ها،کیفیت و پیشگیری از خرابی ها.(ابوطالبی، 1381)
 در محیط هایی که بااجرای نظام آراستگی مدیریت می شوند،اشیازاید و غیر ضروری وجود ندارد و اقلام موجود با نظمی خاص مرتب می شوند و این امرتاحدزیادی موجب صرفه جویی و ایمنی محیط خواهد شد.اجرای منظم مراحل نظام آراستگی محیطی پاکیزه وبهداشتی رافراهم می آوردوازهمه مهم ترتلاش برای ایجاد عادت های صحیح درکارکنان مهم ترین عامل درتحقق محیط های آراسته است واین مهم دراجرای بند پنجم حاصل خواهدشد. وجودمحیطی سامان یافته ازلوازم تولید یاارائه خدمات باکیفیت است.

 تاریخچه
S 5 برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت ، اصولی که حاصل نبوغ واستعداد ژاپنی ها نیست ، بلکه ایده اولیه این سیستم از روشKeeping House آمریکایی گرفته شده است .ژاپنی ها ایده اولیه را از آمریکایی ها گرفته و بر اساس فرهنگ خود آن را در قالب پنج اصل 1- Seiri ( سامان دهی ) 2- Seiton ( نظم و ترتیب ) 3- Seiso ( پاکیزه سازی ) 4- Seiketsu (استاندارد سازی) 5- Shitsuke یا به عبارتی S5و به قول ژاپنی ها (( گواس )) ارائه کردند .( عربیان ،1386 )
 ژاپنی ها دامنه کاربرد s5 را به همه صنایع و بنگاه های اقتصادی تسری دادند و آن را نه تنها در حفظ ایمنی و بهداشت محصول بلکه در آراستگی محیط کار و کارکنان در زیبا سازی محیط و صرفه جویی در فضا و مکان و نقل و انتقال و جا به جایی مواد و کاهش ضایعات و دو باره کاری ها و......به کار گرفتند ( همان )
S 5 به شیوه ژاپنی ها و به صورت یک رشته خاص با ادبیات نوشتاری از سال 1985 مطرح شد و در آغازدر قالب 3s ارائه شد . نخستین متن در باب S5 در سال 1986 نوشته شد . در اواخر همین دهه سوزوکی کتاب (( دیباچه ای بر رویکرد جامع ارتقاء بهره وری بهپویی عملی )) را تالیف کرد که فصل هشتم از ده فصل کتاب، به S5 کاربردی اختصاص یافته بود. اما یکی از مهم ترین متون مربوط به S5 تحت عنوان(( S5 پنج کلید برای دستیابی به کیفیت عالی در محیط کار )) توسط تاکاشی اوسادا تالیف و منتشر شد.(خان مختاری 1383)
 این سیستم به لحاظ دستاوردهای بسیار ارزشمندی که دارد به سرعت به بنگاه های اقتصادی کشورهای جهان همچون سنگاپور ، مالزی ، چین ، تایلند ، انگلیس ، اسپانیا و پرتقال و .... راه یافت و مورد بهره برداری قرار گرفت. (عربیان، 1386)
 در ایران آغازگر S5 سازمان نوسازی صنایع در صنایع خودرو سازی است . فعالیت های عملی در این زمینه از سال 74 آغاز شد و شرکت سایپا و ایران خودرو پیشگامان این حرکت اند .
 مرحوم مجتبی کاشانی این نظام را در صنعت خودرو سازی رواج داد و کار بزرگ از(( گاراژ تا کلینیک )) را به انجام رساند و به همین لحاظ از او با عنوان پدر S5 در ایران یاد می کنند ( همان ). آن مرحوم در کتاب نقش دل در مدیریت (1382) به منظور بومی سازی مفاهیم S5 و ارتباط دادن آن با مفاهیم فرهنگی بحث هفت سین صنعتی را مطرح کرد .ایشان با توجه به کار ژاپنی ها که مفهوم House Keeping را ازفرهنگ آمریکایی گرفته و در قالب فرهنگ ژاپنی ارائه دادند، مفهوم S7 را از شرکت های ژاپنی اخذ کرد و آن را با مفهوم هفت سین نوروز ایرانی درهم آمیخت و با نام (( هفت سین نظام صنعتی )) مطرح کرد .از نظر ایشان هفت سین صنعتی چنین است :
1- سوا کردن 2- سرو سامان دادن 3- سپیدی و پاکیزگی 4- سعی در حفظ وضع مطلوب 5- سازمان یافتگی و انضباط 6- سخت کوشی و با تمام نیرو کار کردن 7- سماجت در انجام یک کار خوب تا مرز عادت .
 نظام آراستگی( S5) در بخش صنعت و خدمات تا حدودی جای خود را باز کرده است اما درآموزش وپرورش و واحد های آموزشی اقدام قابل توجهی صورت نگرفته است.

 نظام آراستگی در فرهنگ ایران
 پذیرش اجتماعی و فرهنگی یک سیستم و هم خوانی آن با فرهنگ میزبان شرط اساسی ماندگاری آن سیستم است . برای اجرای موفق نظام آراستگی باید بتوان عناصر موجود در آن را با عناصری از فرهنگ ملی و دینی پیوند زد.
 نظام آراستگی درغرب پایه گذاری شدودرژاپن تکامل یافت وسپس به اقصی نقاط جهان راه یافت.گسترش و پذیرش نظام آراستگی در کشورهای مختلف ، باداشتن فرهنگ های متفاوت، نشان می دهد که مفاهیم نظام آراستگی با فرهنگ های گوناگون سازگار است.
 در فرهنگ دینی و ملی ما ایرانیان آموزه هایی وجود دارد که نظام آراستگی با آن عناصر سازگار است وپذیرش آن راساده می سازد.تعالیم دینی مامشحون ازدستورات ظریف ودقیقی است که برپاکیزگی تاکیددارد وآن رانشانه ایمان به مکتب می داند.سفارش حضرت علی (ع)به نظم پس ازسفارش به تقوااهمیت نظم درزندگی رانشان می دهد.نظم وترتیب و وقت شناسی دراجرای برنامه های عبادی و دستورات دینی از جمله نماز به حدی روشن است که نیاز به توضیح ندارد . رساله های عملیه که بیانگربخشی ازدستورات اسلام است تحت عناوین مطهرات ونجاسات مفاهیمی برجسته تروعالی ترازپاکیزگی در5s رامطرح می کنند . رهنمود های پیشوایان دین درمورد لباس ، مسکن ،ظاهر فردی، بهداشت ونظافت، روشنگرتوجه اسلام به آراستگی است.
 اصلاح روابط بین فردی واجتماعی وتقویت بنیان های برادری ووحدت درجامعه اسلامی ازطریق زدودن موانع فرهنگی واخلاقی بخش عظیمی ازتعالیم اسلام است و بسیار فراتر از مفاهیم و روش های طرح شده در نظام آراستگی است .
 درفرهنگ ملی ماایرانیان جشن نوروزازجایگاه واهمیت ویژه ای برخوردار است.خانه تکانی قبل ازعید و توجه به زیبا سازی محیط زندگی وظاهرفردی و پوشیدن لباس نوورفتن به دیدارخویشان ودوستان و رعایت ادب واحترام وخلاصه نوشدن انسان ومحیط زندگی همگام بانوشدن طبیعت ودورشدن ازپلیدی ها وپلشتی های درونی وبیرونی ازهدف های برگزاری آیین نوروزاست.
 بانگاهی گذرابه دستورات انسان سازاسلام وفرهنگ ملی خویش درمی یابیم که عناصرمتعددی درآنها وجودداردکه پذیرش نظام آراستگی راآسان می سازد.افزوده براین به مفاهیمی برمی خوریم که می توانیم درتکمیل و ارتقا نظام آراستگی وبومی سازی ازآنهاستفاده کنیم. نظام آراستگی سیستمی است که انعطاف لازم برای پذیرش عناصر دیگر فرهنگ ها را دارد.

شرح کوتاهی پیرامون S5 (نظام آراستگی)
 Seiri-1 (سوا کردن غیرضروری ها از ضروری ها)
هدف سواکردن ، مدیریت اولویت ها و مبارزه باعلل مسائل ومشکلات است.
در این مرحله ، تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری و دور کردن غیرضروری ها ازمحیط کار و تعمیرات جزیی و برطرف ساختن نواقص صورت می گیرد. اشیاء غیر ضروری لزوما اشیاء بی فایده وبی مصرفی نیستند اما دلیل وضرورتی برای نگه داشتن آنها در محیط وجود ندارد . بنابراین برای هرکدام برحسب فایده ای که دارند،تصمیم گیری می شود . تصمیم ممکن است بخشیدن به دیگران ،فروختن ، بازیافت ، دور انداختن یا ذخیره کردن در مکانی دور تر باشد . برای تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری باید ملاک هایی درنظرگرفته شودو براساس آنها تفکیک صورت گیرد.
 به طور کلی مبارزه باعلل آلودگی،جلوگیری ازنشت ها و تعمیرخرابی ها، ساماندهی انبار ها و حذف گرد وغبار ازفعالیت های اساسی این مرحله اند.اجرای این مرحله به دلیل تأثیر زیادی که بر روی مراحل بعدی دارد مهم ترین مرحله محسوب می شود.
اصل فقط یکی که در نظام آراستگی از آن نام برده می شود با این مرحله تناسب دارد و به معنی کم کردن ابزار ها و لوازم در حد ضرورت است.
 2-Seiton (سامان دادن ومرتب چیدن)
 پس ازسواکردن ضروری هاازغیرضروری ها ودورکردن غیر ضروری ها ازمحل کار، آنچه باقی می ماندبایددر وضعیتی سامان یافته ومرتب استقراریابد.هدف ازاجرای این مرحله«استقرارمنظم ومرتب ماشین هاواشیا به گونه ای است که اشیاء موردنیازدرزمان موردنظروبه مقدارموردنظردردسترس باشد.»(اوسادا ،1383 )
نتیجه اجرای این اصل یعنی ساماندهی محیط کار وابزارها و لوازم و پوشه ها و... دستیابی سریع به آنها است بنابر این حذف زمان تلف شده برای جستجوی اشیاءهدف مرحله دوم است.
 برای سامان دهی اشیالازم است جای مناسبی برای اشیا در نظر گرفته شود.یکی از راه های مرتب کردن وجای دهی مناسب اشیانام گذاری آنهااست.نامی برای هر شیءونامی برای جای نگهداری آنها.
نظم وترتیب دادن به تابلو های اعلانات ، پوشه ها ، پلاکادرها، تهیه نام اتاق ها وتهیه تابلو های نشان دهنده مسئولیت افراد نظم وترتیب درون کمد ها و میزها و فایل ها ، مرتب کردن و چیدمان مرتب اتاق ها و انبارها وکارگاه ها ودفترها وکتاب های کتابخانه ، ذخیره سازی مناسب اطلاعات درو ن رایانه ها و...ازجمله فعالیت هایی است که در اجرای این مرحله صورت می گیرد.
 3-Seiton (سپیدی وپاکیزگی)
 پس ازآن که اشیاءغیرضروری ازمحل کار خارج شدند واشیاءضروری درجای خودقرارگرفتند ،نوبت به پاکیزه کردن وپاکیزه نگهداشتن آنها می رسد . مرحوم کاشانی (1382)می نویسد : «این« سین» شاید به دلایل گوناگون یکی از مهم ترین معیارهای نظام باشد.این معیاربه همه چیزوهمه کس وهمه جامربوط می شود...پاکیزگی یعنی پاکیزگی انسان،ماشین وابزار ومواد و محیط کار.»
پاکیزه سازی وظیفه ای عمومی است وهرکس در هر سطحی از سازمان که قرار داشته باشد پاکیزه سازی جزیی از وظایف او محسوب می شود.برای پاکیزه سازی مسئولیت ها و وظایف افراد باید روشن شود .
نکته ای که نباید از نظر دور بماند اقدام به پاکیزه سازی همه جا است نه فقط جاهایی که بیشتر در در معرض دید قرار دارند. حذف آلودگی ها و گرد و غبار از محیط کار باید به صورت کامل صورت گیرد.
پاکیزه سازی نوعی بازبینی نیز محسوب می شود . در هنگام پاکیزه سازی اشکال های جزیی آشکار می شود ، گم شده ها پیدا می شوند ونیاز های تعمیراتی جزیی مشخص می شوند.
 4-Seiketsu (سعی درحفظ وضع مطلوب)
 آیایک بارسواکردن ومرتب کردن وپاکیزه ساختن کافی است؟روشن است که برای داشتن محیطی ایده آل وآراسته بایستی پیوسته و بابرنامه ای مشخص اقدام کرد. هدف ازاجرای این مرحله،نگهداری همه چیزدر وضعیتی سامان یافته ، مرتب وپاکیزه حتی در زمینه های شخصی است. تدوین و نوشتاری کردن روش ها و تهیه بروشورها و دفترچه های راهنما ازجمله کارهای ضروری است.
 برای داشتن وضعیتی مطلوب استانداردکردن روش ها ضرورت دارد. هر سازمانی می تواند استانداردهایی برای خود تعریف کند. برای این کار لازم است چند اقدام صورت گیرد.
اولین گام یافتن روش هایی است که باید استاندارد شوند.
گام دوم توافق با افراد برای اجرا است .
گام سوم انتشار استانداردها است .
گام چهارم اجرای استانداردها و
گام پنجم بهبود آنها است.
تهییه تقویم و سر رسید های فعالیت ها و تکرار سه مرحله پیشین سبب می شود که وضعیت ایجاد شده محفوظ بماند و بازگشت به وضعیت قبل اتفاق نیفتد.
از روش های مؤثر در اجرای این مرحله "به کار گیری مدیریت دیداری است . مدیریت دیداری یعنی کاری کنیم که ایراد ها و مشکلات به راحتی خود را نشان بدهند وتوسط افراد سازمان و مراجعه کنندگان به راحتی قابل تشخیص باشند و افراد برای بیان ونشان دادن اشکال ها نه تنها مورد بی مهری قرار نگیرند بلکه از آنها به خاطر لطفی که کرده اند وفرصت های بهبود را نشان داده اند قدر دانی شود.
 5-Shitsuke  (سازمان یافتگی و انضباط کاری)
 سازمان یافتگی و انضباط یعنی ، تمرین تا جایی که افرادبه طورطبیعی کارشان رادرست انجام دهند.دراین مفهوم انضباط مساوی باتغییرعادت های نادرست وایجادعادت های مطلوب است.«سازمان یافتگی وانضباط چیزی است که شمادرارتش وپادگان های نظامی می توانید نشانه های ظاهری آن رابه خوبی ببینید.گاهی دراهمیت این «سین»آن قدرتاکید می شودکه می گویندنظام آراستگی باادب ونزاکت آغاز می شودوباآن پایان می یابد.(کاشانی،1382)
پرداختن به ظواهر وزیبا سازی فضا و تمرین های مختلف مربوط به رعایت نظم ، زمان و آمادگی برای رویا رویی با حوادثی چون آتش سوزی و زلزله ، تدوین دفترچه های راهنما از فعالیت های مهم این مرحله است.
مشارکت همگانی اعم از کارکنان و دانش آموزان و اولیا در فعالیت های مربط به نظام آراستگی و فرهنگ سازی و ایجاد عادت های صحیح در کارکنان ودانش آموزان مهم ترین هدف و ملاک برای موفقیت استقرار نظام آراستگی در مدرسه است. به عبارت دیگر هنگامی می توانیم ادعا کنیم که نظام آراستگی در مدرسه استقرار یافته است که دانش آموزان وکارکنان آگاهانه و به طور مستمر نظام آرستگی را اجرا نمایند .
 S5 مفاهیم و روش های لازم برای داشتن یک محیط مطلوب را در چارچوب نظامی روشن و به هم پیوسته ارائه می دهد.این اصول ساده و منطقی در اجرا چندان ساده نیستند و برای اجرای آنها همت و تلاشی گسترده لازم است و قبل از همه تعهد مدیرارشد سازمان برای اجرای آن و تلاش و مشارکت همه اعضا.روش اجرای S5 در سازمان های مختلف متفاوت است و هر سازمانی با توجه به شرایط و موقعیت و نوع کار خود می تواند با حفظ اصول روش های خاص خود را طراحی کند.

مراحل اجرا
 سازمان ملی بهره وری ژاپن برای اجرای S5مراحل زیر راپیشنهادکرده است.
 1-آمادگی
 2-اعلام رسمی مدیرعامل
 3-تمیزکاری گسترده توسط همه کارکنان
 4-اجرایs1(سواکردن )
 5-اجرای روزانه s3,s2,s1(ابوطالبی،1383 )
 موضوع مهمی که توجه به آن ضروری است نگهداری سیستم S5 پس از استقرار آن است . اگر مراقبت های لازم صورت نگیرد ممکن است سازمان به سرعت به عادات کهنه خود برگردد.
 یکی ازمراحل و فعالیت های اصلی برای برپانگه داشتن و بهبود نظام آراستگی ،ممیزی است.لازم است طبق برنامه ای مشخص ازمحیط هایی که درآنهاS5اجراشده است ممیزی صورت گیرد . منظورازممیزی«فرایندی سیستماتیک،مستقل ومدون برای کسب شواهد ممیزی و ارزیابی مبتنی بر واقعیت آن به منظورتعیین میزان برآورده شدن معیارهای ممیزی است.»( 9000:2005ISO)
 برخی از هدف های ممیزی عبارتنداز ،تعیین تطابق یانامنطبق بودن اجزای سیستم باویژگی های مشخص شده،تعیین میزان اثربخشی اجزای اجراشده یک سیستم دربرآوردن هدف ها،فراهم آوردن فرصت های بهبود،برآورده ساختن خواسته های قانونی،دریافت گواهینامه.(ابوطالبی ،1383)
 اجرای ممیزی باعث حفظ سیستم می شود و قوت ها و ضعف ها را آشکارمی سازدو زمینه را برای بهبود آن فراهم می آورد.

 منابع
1-    ابوطالبی، رضا. (1381). S5 مبنای پیاده سازیTQM. تهران: مؤلف.
2-    ایزو 2005: 9000 (ترجمه کامران رضایی، بختیار استادی 1386) تهران: اروتوف.
3-    اوسادا، تاکاشی. (1379). پنج اصل برای دستیابی به کیفیت عالی در محیط کار. (ترجمه علی رضا علی نقی، احمد رضا زینت بخش) تهران: انتشارات کوهسار.
4-    خان مختاری، بهرام. (1383). مقدمه ای بر آشنایی، نحوه پیاده سازی و نگهداری اصول پنجگانه آراستگی در محیط کار. تهران، صوفیان.
5-    عربیان، رحیم. (1386). S5 این ماشین تغییر و تحول را دریابیم. تهران: نشر قطره.
6-    کاشانی، مجتبی. (1382). نقش دل در مدیریت. تهران:سازمان مدیریت صنعتی.
7-    کورمن، ابراهام ک. (1370). روانشناسی صنعتی و سازمانی (ترجمه حسین شکر کن). تهران: رشد

مروری بر مفاهیم «پنج اس»

تهیه و تنظیم: امید ارمندئی

«پنج اس» یا 5S یکی از مباحث عمده در مدیریت ژاپنی میباشد که ابتدا در ژاپن و سپس در سایر کشورها به کار گرفته شده است.هدف 5S به بیانی ساده، سامان دادن، نظم و ترتیب، پاکیزه سازی، هماهنگی و ایجاد انضباط در محیط کاری است. 5S، به عنوان موثرترین رهیافت و ستونی استوار در ساختمان عملیات اصلاحی و بهبود بهره وری شناخته شده است که با اجرای این اصول در صنایع و سازمانهای مختلف تجاری، صنعتی و خدماتی موجب افزایش بهره وری، استفاده بهینه از سرمایه نیروی انسانی و زمان انجام کار، افزایش کارایی و در نهایت سوددهی بیشتر سازمان می‌شود.
«پنج اس» نظامی است که در ژاپن بصورت نهادینه مورد استفاده قرار گرفته و نتایج بسیار خوبی را برای واحدهای صنعتی و خدماتی به ارمغان آورده است. نتایجی که معمولاً با استفاده از این روش حاصل می گردد را می توان به اختصار به پیشگیری از حوادث، کاهش وقفه کاری و افزایش بهره وری در محیط کار عنوان نمود. بطور کلی هدف نهایی «پنج اس» پیشگیری از اتلاف است. علیرغم اینکه سیستم «پنج اس» به ظاهر خیلی ساده و قابل فهم است و انجام آن اصول نیز خیلی ساده به نظر می‌آید ولی عموماً سازمانها و واحدها برای پیاده کردن آن در عمل با مشکلات فراوان روبرو هستند. دلیل این امر را باید در ظاهر ساده آن جستجو کرد. در واقع تحقق «پنج اس»از آن رو دشوار است که مدیران و پرسنل اجرایی از اهداف و مأموریتهای آن بصورت صحیح اطلاع کاملی ندارند. بنابراین اجرای نظام «پنج اس» و تدارک بستر مناسب برای انجام آن تا زمانی که اصول آن به خوبی شناخته نشده کاری بسیار دشوار است. به همین خاطر به منظور آشنایی مختصر مدیران با این روش هر یک از این اصول به اختصار معرفی می‌گردند.
عبارت «پنج اس» براساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است.
1) ساماندهی (سازماندهی ، تفکیک و تعمیر) ( Seiri )
ساماندهی در عام ترین مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به کلیه اجزای یک سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه «پنج اس» ساماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیرضرور، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریها است. در دیدگاه «پنج اس»، ساماندهی امری دشوارتر از قراردادن اشیاء در گوشه‌ای می‌باشد و هدف ایجاد نظمی مطلوب و مناسب است. به منظور موفقیت در ساماندهی می‌بایستی به اولویت بندی پرداخت. به طور خلاصه این S  به معنی جدا کردن آنچه ضروری است از غیر ضروری ها می‌باشد. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
    تفکیک اشیاء ضروری از غیر ضروی (مشخص کردن ملزومات اداری که در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندی انها با توجه به اولویت استفاده از آن، تفکیک فرمهای از رده خارج و فرمهای در گردش).
    اشیایی را که استفاده نمی کنیم دور بریزیم ( دور ریختن برگهای زائد).
 2) نظم و ترتیب (Seiton )
نظم و ترتیب به معنی قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب و مرتب به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و بکار بردن اشیای مورد نیاز، بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد و در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل، اقلام و فرمهای مورد نیاز را که قبلا در بند 1 شناسایی نموده و کارکرد هر یک از آنها را نیز مشخص نموده‌ایم را در جای مناسب قرار دهیم به نحوی که با سرعت و سهولت قابل دسترس باشند. به عبارت دیگر قرار دادن اشیا در بهترین مکان به بهترین طریق ممکن و امکان دسترسی به آن با حداکثر سرعت (زیر 30 ثانیه). نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
    اشیایی را که غالباً استفاده می کنیم، در محل کار قراردهیم (تجهیز میزهای افراد به ملزومات اداری)
    اشیایی را که به ندرت استفاده می کنیم در جایی دور از دسترس قرار دهیم (استفاده از سیستم بایگانی مناسب به طوری که سوابق کاری سالهای گذشته در جاهای دورتری قرار گیرد، استفاده از کتابخانه یا قفسه های مخصوص جهت قرار گرفتن کتابها و جزوات و دستورالعملها)
    برچسب گذاری و شناسایی کلیه زونکنها، فایلها، قفسه ها (برچسب گذاری فایلها  به نحوی که نشان دهنده محتویات آن باشد)
    استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فایلها و قرار دادن ملزومات اداری در جای خود، استقرار و طبقه بندی فرمها در قفسه های مخصوص، استفاده از کازیه جهت طبقه بندی نامه ها و یا کارهای در دست اجرا).
    آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان (بازگرداندن زونکن سوابق به محل بایگانی، مرتب کردن اقلام و وسائلی که روزانه با آن سر و کار داریم، قرار دادن صندلی پشت میز کار در هنگام ترک محل کار).
علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء و شناسایی افراد (تابلو های مشخص کننده نام افراد و یا استفاده از تگهای شناسایی، مشخص شدن محل استقرار خودروهای شرکت، طراحی جانمایی میز کاری افراد).
    نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات ( نصب پلاکاردهای تبلیغاتی شرکت در جاهای مناسب).
    طراحی اعلانات به نحوی که خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض دید بودن، طراحی زیبا و خوانا بودن).
3) پاکیزه سازی ( Seiso )
در دیدگاه «پنج اس» پاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی. به عبارت دیگر پاکیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی مورد تأکید در این بخش از نظام «پنج اس»قرار دارد. برخی از لوازم، تجهیزات و مکانها لزوماً باید بسیار پاکیزه و عاری از هر نوع آلودگی نگهداری شوند. بنابراین لازم است که آنها را دقیقاً شناسایی نموده و بر این باور بود که پاکیزه سازی تنها تمیز کردن محل کار و لوازم موجود در آن نیست بلکه پاکیزه سازی امکان انجام بازرسی و بازبینی را نیز بایستی فراهم آورد. به عبارت دیگر پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگه داشتن مداوم محیط، اموال و افراد  و حذف و یا کنترل آلودگی و یادآوری این نکته که محل کار خود را همانند خانه خود بدانیم. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
    تعریف مسئولیتهای تمامی افراد برای پاکیزگی محل کار (حفظ نظافت و پاکیزگی محیط کار هر یک از پرسنل، پاکیزگی و نظافت البسه پرسنل).
    انجام بازبینی و پاکیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات
    شناسایی  و رفع خرابیهایی که در اثر نشتی ها  فرسایش ها، ترک ها و  غیره بوجود آمده است
    شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا کنترل آن
    تمیز کردن محل کار (شستشوی مرتب با مواد ضدعفونی کننده، نظافت در انبار، جمع آوری لوازم مستعمل، تمیز کردن هر چیز بلافاصله بعداز کثیف شدن).
    حذف آلودگیهای گرد و غبار (استفاده از تهویه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فیلترهای صافی هوا، استفاده از کاورها، قرار دادن اقلام و اشیا در محفظه های دربسته).
    پاکیزه کردن محلهایی که از چشم افراد به دور است (زیر میزها، گوشه های اتاق، زیر ملزومات اداری و تجهیزات فنی، پشت پرده پنجره ها، فایلها، کشوها و...).
4) استانداردسازی ( Sekitsu )
استانداردسازی عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی سازماندهی ، نظم ، ترتیب و پاکیزگی. تاکید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است که با استفاده از چک لیستهای مناسب و استاندارد کردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت، محیط کار را به نحوی استاندارد و کنترل نماید که همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
    بازبینی دوره ای (تشکیل کمیته بازرسی، بازرسی و بازدید از مجموعه تحت پوشش، برگزاری ممیزی داخلی).
    استفاده از علائم و نشانه ها (علائم نشاندهنده جهت و راهنما).
    علامتگذاری محدوده های خطر و یا مراقبت خاص (در انبار مواد شیمیایی، تجهیزات با فشار کارکرد بالا).
    علایم مربوط به تجهیزات خاموش کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسایل ایمنی و راهنمای سیستم اطفای حریق، تابلوهای سیگار کشیدن ممنوع).
    تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوین دستورالعملهای کاری برای استفاده از  تجهیزات ویژه).
    برچسبهای نشاندهنده میزان دقت ابزار (نصب میزان دقت تجهیزات و تاریخ اعتبار و کنترل برای آنها).
تدوین دستورالعمل اجرای سیستم
    تشکیل جلسات کمیته راهبری، بررسی نتایج بازرسی های دوره‌ای و اخذ  تصمیمات لازم برای  پیشبرد اهداف «پنج اس»
    فعالیتهای لازم توام با مسابقاتی برای ساماندهی، مرتب کردن و تمیز کردن هر چه بهتر (در نظر گرفتن یک معیار در ارزیابی نمایندگیها و تعیین واحد نمونه در شرکت و اختصاص یکی از پارامترهای ارزیابی ماهیانه پرسنل به امر پاکیزگی محل کار).
5) انضباط ( Shitsuke )
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یک وظیفه خاص. نکته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این کار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام کار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز نمود. همچنین این تمرینها از طریق وضع مقررات و پیروی جدی از آنها تحقق می پذیرد. به عبارت دیگر انضباط فرآیند تکرار و تمرین انجام یک کار است. مثلاً کاملاً ضروری است که رعایت مقررات ایمنی برای افراد به صورت یک عادت درست درآید. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
    تمرین نظم و ترتیب (آموزش، نظارت مستمر، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط).
    تمرین وقت شناسی (آموزش استفاده بهینه از زمان، بخصوص در بخش تعمیرات در سالنها و برقراری جلسات).
    توجه به زیباییها و رعایت ظواهر (استفاده از لباسهای کار مناسب در اداره و یا سازمان).
    نگرش مدیریت به فضاهای عمومی (ایجاد فضاهای سبز و یا امکانات رفاهی در محل کار)
    استفاده از تابلوهای اعلانات و یا تابلو های عمومی برای درج پیامهای آموزشی «پنج اس»