نقش‌ اساسي مديريت منابع انساني در مديريت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات

نقش‌ اساسي مديريت منابع انساني در مديريت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات

 

حسين افخمي روحاني

كارشناس ارشد مركز اطلاعات،آمار و امور رايانه‌اي

دانشگاه فردوسي مشهد

afkhami@um.ac.ir

 

كليد واژه: مديريت منابع انساني- عوامل مؤثر بر بهبود عملكرد- عوامل فردي، شغلي و سازماني

 

چكيده

امروزه‌ فناوري‌ اطلاعات‌ در حقيقت‌ محور توسعه‌ كشورها و ملاك عمل سازمانهاي پيشرو و موفق است. موفقيت در اين حوزه بسته به موفقيت پروژه‌هاي خرد و كلان فناوري اطلاعات دارد و اين موفقيت بدست نخواهد آمد مگر به همه جوانب امر خصوصاً با ارزشترين ركن يعني منابع انساني توجه شود. چون خط مشی‌های مربوط به منابع انساني در پروژه‌ها در حال تغيير است لذا نقش‌هاي مديران پروژه‌هاي فناوري اطلاعات نيز در اين خصوص تغيير مي‌كند. در اين مقاله ضمن مرور برخي چالشها در حوزه فناوري اطلاعات و منابع انساني به عوامل مؤثر بر موفقيت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات نظير ضرورت طراحي مجدد شغل، توجه بيشتر به ويژگيهاي شخصيتي افراد در فرآيند استخدام، نقش آموزش در توسعه و گسترش پروژه‌هاي فناوري اطلاعات و ... توجه شده است. اين پژوهش بر آن بوده كه در خصوص عوامل مؤثر بر بهبود عملكرد كاركنان حوزه فناوري اطلاعات يك بخش دولتي كه مجري پروژه‌هاي فناوري اطلاعات سازمان خود هستند از سه منظر عوامل فردي، شغلي و سازماني توجه نمايد كه از منظر اين كاركنان به ترتيب عوامل فردي و سپس عوامل شغلي و در نهايت عوامل سازماني در موفقيت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات مؤثر بوده است. ليكن نكته قابل توجه اين است كه كاركنان در عوامل مؤثر بر بهبود عملكرد تلويحاً به نقشهاي اساسي منابع انساني مديران پروژه‌هاي فناوري اطلاعات اشاره نموده‌اند.

 

مقدمه

امروزه سرعتتحولات در حوزة فناوري اطلاعاتبه گونه‌اياستكهاكثر متفكرانمتحيرانهبهآن مي‌نگرندوسعيدرارزيابي،سنجشومرزبنديحدوداثرگذاريآندارند. اگر چه تاثيراتاينفناوريدر حوزةعلوممختلفشكوفاييورونقغيرقابلوصفيبهتعاملاتعلميجهانبخشيدهاست ليكن نگرانيهايي را در حوزه‌هاي مختلف اجتماعي و منابع انساني نيز به دنبال داشته است. يقيناً كساني كه در اين حوزه مشغول به تلاش و فعاليت هستند و استفاده از اين فناوري را به ديگران پيشنهاد مي‌كنند خود نير متأثر از اينتغييرات سريعمي‌باشند و الزاماً بايد راهكارهاي جديد براي بهبود عملكرد و جلوگيري از خطرات احتمالي را بررسي نمايند و راه‌حلهاييصحيح و كاربردي را براي برنامه‌ريزانو مديران سازمانها،جهت تصميم‌سازي وسياست‌گذار‌ي ارائهنمايند. مدلهاي مديريت پروژه امروزه كاملاً حرفه‌اي شده است و تاكيد بر شاخصهاي كيفي و خلاقيت دارد.

 

نقش مدير، مربيگري و كارآفريني است و به همين دليل مديري كه در گذشته به سادگي مي‌توانست در هر جايي با هر رشته‌اي كار مديريت كند، الان كاملاً بايد حرفه‌اي و در سطح عالي ظاهر شود و بتواند كاركردن با انسانها را بلد باشد به همين جهت مدير بايد يك ديد جهاني نسبت به مسايل و موضوعات داشته باشد و اين نگرش در حوزه مديريت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات بسيار پررنگ‌تر است.

مدير پروژه فناوري اطلاعات بايد دقت كند كه با رعايتنقشهاي اساسي خود موجبات رشد و تعالي پروژه را بوجود آورد و بداند كه چنانچه به هر دليلي اين نقش‌ها به خوبي انجام نشود مي‌تواند موجبات شكست پروژه را فراهم آورد. گاه مديران پروژه‌هاي فناوري اطلاعات خود اين نقش‌هاي اساسي را به عهده مي‌گيرند و گاه از متخصصان مديريت منابع انساني در اين خصوص كمك مي‌گيرند پس توجه به نكات ذيل ضروري است(شارين و همكاران، 2003):

  • توجه به راهبردهاي اصلي پروژه و تنظيم آنها با اصول مديريت منابع انساني و اجراي به موقع آنها
  • توجه به ساختار سازماني كه انجام پروژه‌ را به عهده گرفته است و طراحي و ارائه روندهاي موثر منابع انساني براي كارمند گرفتن، آموزش و غيره
  • مديريت، مشاركت كاركنان است كه در اين نقش مديران پروژه‌هاي فناوري اطلاعات تلاش مي‌كنند از طريق«نقش حمايت از كارمند» تعهد و قابليت كارمندان را افزايش دهند. آنها مشاركت كارمندان را با تهيه امكاناتي براي كارمندان اداره مي‌كنند.
  • ايجاد ظرفيتهاي لازم براي تغيير و تبديل در پروژه‌هاي فناوري اطلاعات با رعايت اصول فرهنگ سازمان

همچنين در پژوهشي كه در بانكهاي ژاپني انجام شد دريافتند كه براي بدست آوردن حداكثر منافع بايد تواناييهاي فن‌آوري اطلاعات و منابع انساني‌شان را بطور كارآمدتري مديريت كنند(فرديك ويليام و شريستا پريتام،2003). مديران يا همان بازيگران نقش متخصصان منابع انساني با توجه به اين نكات در واقع فعاليتهاي راهبردي را اداره ميكنند و به ايجاد سرمايه انساني كمك ميكنند و موجبات توسعه اين منابع را فراهم مي‌آورند.

برخي عوامل مؤثر بر موفقيت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات از ديدگاه صاحبنظران :

توجه به ويژگيهاي شخصيتي در استخدام اعضاي تيم پروژه:

اولين اقدام در حوزه مديريت منابع انساني استخدام و تامين نيروي انساني است كه اگر اين مرحله درست انجام نشود حضور افراد نامناسب در پروژه باعث ايجاد مشكلات آشكار و نهان مي‌گردد. لذا بايد به ويژگيهاي شخصيتي فرد توجه نمود(ميرسپاسي، 1378). در سازمانهاي فناوري اطلاعات استخدام افراد شايسته بسيار با اهميت است يعني افرادي براي همكاري در پروژه‌هاي فناوري اطلاعات مناسبند كه خود كنترل و مسئوليت پذير باشند(رجب بيگي، 1383). به عنوان مثال اگر شخصيت شما متناسب با شخصيت يك متخصص فناوري اطلاعات باشد در اينصورت در زمينة مسائل ارتباطي(حس كردن مسايل) ضعيفتر و در تصميم‌گيري(صلاحيت قضاوت) قويتر هستيد. بيشتر متخصصان فناوري اطلاعات درونگرا هستند و اغلب فاقد مهارتهاي ارتباطي يعني موارد ذيل هستند:

  • مهارتهاي پشتيباني: عملكرد دوستانه و ملاحظه كارانه، صبور بودن، همدلي با افرادي كه ناراحتي يا نگراني دارند و پشتيباني از آنها، گوش كردن به شكايات و مشكلات و توجه به علايق افراد
  • آموزش و راهنمايي: ارائة تعليمات و نصايح مفيد، فراهم آوردن زمينه براي تسهيل آموزش مهارتها به يك فرد، كارآفريني و بهبود مشاغل
  • مديريت برخوردها و تيم سازي: حل و فصل برخوردها و اختلافات، تشويق افراد به كارگروهي و شناسايي واحدهاي كاري
  • شبكه سازي: برقراري ارتباط غير رسمي با افراد، ارتباط با كساني كه اطلاعات خوبي دارند، حفظ روابط دوره‌اي مانند ملاقاتها، تماسهاي تلفني، مكاتبات و حضور در جلسات و رخدادهاي اجتماعي

بسياري از مشاوران برجسته سيستمهاي اطلاعاتي بر اين عقيده‌اند كه 80 درصد مديريت پروژه‌، ارتباط است. آنها اشتباه نمي‌كنند ارتباط مؤثر يكي از شرايط اساسي هر پروژه‌اي است و فقدان آن حتي وقتي پروژه شالوده فني محكمي دارد اغلب به شكست منجر مي‌شود. (ديويد ياردلي،1384،ص 205و230) پس مديران فناوري اطلاعات بايد ضمن طراحي ساختار ارتباط مؤثر بر حفظ آن كوشش مؤثري داشته باشند و همچنين در استخدام افراد در پروژه‌ها به ويژگيهاي شخصيتي ايشان توجه داشته و از آنها در جايگاههاي مناسب استفاده نمايند

توانايي فني كاركنان:

افزايش سرمايه‌گذاري در زمينة فناوري اطلاعات، ارتباط مهمي با رشد عمومي در زمينة استفاده از دانش بالا و نياز به كاركنان با دانش پيشرفته دارد (شارلوت. وي. كو،1384). به عبارت ديگر يكي از دلايل عمده موفقيت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات توانايي فني افرادي است كه در ‌آن پروژه كار مي‌كنند(ديويد ياردلي،1384،ص232). در كشور ما هم عمدتاً موفقيت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات مرهون توانايي‌هاي فني كاركنان پروژه‌هاست كه مشكل اصلي در اين مسير حفظ و نگهداري كاركنان با توانائيهاي فني بالا و توسعه توانائيهاي آنهاست.

حقوق و دستمزد كافي:

سئوال اينست كه چطور مي‌توانيد نيروي كار ماهر فناوري اطلاعات را در پروژه خود نگهداريد، بدون آنكه به فكر افزايش حقوق او باشيد؟ مسلماً امكانپذير نيست، چون با وجود كمبود بسياري از مهارتهاي فناوري اطلاعات در سراسر جهان، هميشه سازماني هست كه حاضر باشد به يك نيروي ماهر حقوق بيشتري بپردازد. مارتين تلفر معتقد است كه انتظار حفظ كاركنان براي هميشه، غير منطقي است بلكه بايد به طريقي موجبات افزايش دورة تصدي كاركنان را در سازمان بوجود آورد (آلدرس، راب- پيترهيند، 1383-ص140و 62). همواره حقوق و دستمزد يكي از عوامل مهم و تعيين كننده رضايت شغلي است خصوصاً اگر از ديدگاه كاركنان اين پرداخت منصافانه و عادلانه باشد. كاركنان بايد چنين گمان برند كه مقدار پاداش با ميزان فعاليت آنان تناسب دارد. به عبارت ديگر مديريت مؤثر پاداشها كاري بس دشوار و مهم است(مقيمي سيد محمد، 1377ص385). توجه به اين مهم از وظايف اصلي مديران پروژه‌هاي فناوري اطلاعات است

منسوخ شدگي:

معمولاً يكي از مشكلات اساسي كاركنان فناوري اطلاعات منسوخ‌شدگي حرفه‌اي يا نابهنگامي است. با توجه به سرعت بسيار بالاي فناوري اطلاعات و ارتباطات اگر مديران فناوري اطلاعات از اين موضوع غافل باشند به سرعت پرسنل توانمند خود را از دست مي‌دهند. نابهنگامي وقتي رخ مي‌دهد كه فرد از دانش و مهارت و توانايي شغلي برخوردار نباشد. در اين زمينه شارلوت و‌كو مي‌گويد تمام پرسنل فناوري اطلاعات كه بر روي پروژه‌هاي وسيع اين حوزه كار مي‌كنند در مي‌يابند كه توانايي آنها به سرعت در حال عقب ماندن از توسعة سريع اين فناوري است و اين مساله آموزش ضمن كار را امري اجتناب ناپذير مي‌نمايد. (شارلوت و كو،1384) همت مديران پروژه‌هاي فناوري اطلاعات بايد وسيع و آينده‌نگري را بايد از اصول كار بدانند. افراد وقتي كارآمد خواهند بود كه نه تنها منسوخ نشوند بلكه احساس عقب‌ماندگي و منسوخ شدگي هم ننمايند لذا بايد فرصتهاي بازآموزي و كار و فعاليت پژوهش كاربردي را براي پرسنل پروژه در كنار تلاشهاي تكراري و روزانه فراهم آورند و به اين كار به ديد هزينه نگاه نكنند بلكه آنرا نوعي سرمايه‌گذاري بدانند.

دانش مديريتي و فني مديران فناوري اطلاعات:

گاه يكي از دلايل اصلي نارضايتي از پروژه‌هاي فناوري اطلاعات كمبود دانش مدير پروژه در زمينة فني و گاه مديريتي است. پروژه‌هاي فناوري اطلاعات غالباً توسط متخصصان فني اداره مي‌شوند و چنين افرادي داراي تحصيلات آكادميك در زمينة مديريت نيستند و گاه يكي از مشكلات كاركنان پروژه‌هاي فناوري اطلاعات عدم درك صحيح مديران پروژه‌ها از فعاليتهاي تخصصي كاركنان پروژه است و اين در حاليست كه موفقيت و يا عدم موفقيت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات بستگي به حمايت و پشتيباني دقيق فني و مديريتي مديران ارشد سازمان دارد. ( آلدرس. راب، پيتر هيند،1383،ص 115)

محيط كار مناسب:

كارمندان فناوري اطلاعات اغلب به طريقي ناخوشايند و با دلايلي قانع‌كننده از شرايطي كه در آن بايد كار كنند شكايت مي‌كنند. دفاتر شلوغ و پر سر و صدا، كه نتيجه شوق و ذوق بيش از حد مديريت جهت كاهش هزينه‌هاست، در ترغيب و انگيزش متخصصين نتيجة منفي دارد(ديويد ياردلي،1384،ص210). توجه به فضاي كاري و رعايت اصول ايمني و بهداشت كار كه در حوزه فناوري اطلاعات خيلي هم پر هزينه نيست ضرورتي انكار ناپذير است. توجه به سلامت كاركنان پروژه از اركان بهره‌وري پروژه‌هاست.

فناوري اطلاعات ابزاري كارآمد در مديريت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات:

اگر بخواهيم مديران پروژه‌هاي فناوري اطلاعات نقش متخصصان منابع‌انساني را در مديريت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات ايفاء كنند بايد بدانيم كه بهترين مسير استفاده از ابزار فناوري اطلاعات در مديريت منابع انساني است. كاربرد فن‌آوري اطلاعات در مديريت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات باعث مي‌شود اين مديران

  • فرصت بيشتري پيدا كنند تا به ساير وظايف خود توجه نمايند. يعني در اثر خودكارسازي فرآيندها فرصت بيشتري براي تفسير و حل مسايل منابع انساني پيدا ‌كنند
  • در يك چارچوب مناسب نرم‌افزاري هويت و اختيارات افراد را بشناسند و به كمك خدماتي كه از وب دريافت مي‌كنند نقش‌هاي مديريتي را راحت‌تر انجام دهند(يوري دمچينكو، 2004)
  • اطلاع رساني دقيق و سريع انجام مي‌شود و تصميمات بيشتر مبتني بر اطلاعات صحيح خواهد بود
  • امكان مشاركت بيشتر كاركنان و تسريع انجام وظايف متعدد منابع انساني بوجود مي‌آيد

مديران پروژه‌هاي فناوري اطلاعات غالباً با دامنه وسيعي از چالشهاي سازماني، ابزارها و روشها مواجه هستند. اگر چه نمي‌توان به دليل رشد سريع برنامه‌هاي كاربردي فهرستي از نرم‌افزارها را براي بكارگيري ارايه نمود اما اين مديران مي‌توانند با بكارگيري برخي ابزارهاي نرم‌افزاري پيشنهادي در حوزه مديريت سازمان خود نظير موارد ذيل كارها را تسهيل نمايند(رزويليام، 2000).

  • Process Edge متمركز بر روي مدلسازي، طراحي، و ارزيابي فرآيندها
  • OPTIMAS به طراحي و ارزيابي سيستم هاي سنجش سازمان مربوط است
  • Technology Investment Advisor ارزيابي مالي استراتژي‌هاي فناوري را اداره ميكند
  • Decision Advisor در رابطه با تصميم گيري در موقعيتهاي پيچيده و شرايط عدم اطمينان است
  • TOP-Modeler متمركز بر مديريت تغيير و تعيين بهترين گزينه و مناسبترين راه براي تغييرات مورد نظر

روش پژوهش

در پژوهش انجام شده در حوزه كاركنان فناوري اطلاعات يك سازمان دولتي كه مشاركت فعالي در حوزه پروژه‌هاي فناوري اطلاعات دارند به عوامل مؤثر بر بهبود عملكرد اين كاركنان در پروژه‌ها توجه شد كه بدين منظور احصاء و اولويت بندي اين عوامل از ديدگاه كاركنان مد نظر قرار گرفت. روش پژوهش از نوع پيمايشي مبتني بر پرسشنامه بود و حجم نمونه در اين پژوهش به روش نمونه‌گيري تصادفي ساده بدون جايگذاري و با استفاده از فرمول حجم نمونه كوكران به تعداد 45 نفر تعيين گرديد. براي تعيين روايي پرسشنامه از روش صوري استفاده شد و اعتبار آن مورد تأييد صاحبنظران قرار گرفت و پايايي آن از روش محاسبة ضريب آلفاي كرانباخ برابر 86/0 تعيين شد. براي تحليل داده‌ها نيز از روشهاي آماري از جمله آزمون آماري فريدمن، پيرسون، كي‌دو و اسپيرمن استفاده گرديد. عمده‌ترين يافته‌ها بر اين دلالت دارد كه كاركنان عوامل فردي وسپس عوامل شغلي و در نهايت عوامل سازماني را در بهبود عملكرد خود مؤثر دانستند. مسئوليت پذيري و احساس تعهد به كار و سطح دانش فناوري اطلاعات فرد، از جمله مهمترين عوامل مؤثر بر بهبود عملكرد كاركنان در سطح فردي شناخته شد. در سطح عوامل شغلي نيز توجه به فرصتهاي آموزشي و پژوهشي لازم و اصلاح به موقع ساختار سازماني متناسب با تغييرات حوزه فناوري اطلاعات از مهمترين عوامل بودند و در حوزة عوامل سازماني توجه به حقوق و پاداش كافي و عادلانه و توجه به محيط كار مناسب مورد توجه كاركنان قرار گرفت. در ذيل فهرست برخي از اين عوامل به ترتيب اولويت ارايه شده است.

 

برخي عوامل مؤثر بر بهبود عملكرد كاركنان حوزه فناوري اطلاعات

 

عوامل فردي

عوامل شغلي

عوامل سازماني

مسئوليت پذيري و احساس عميق مسئوليت 

وجود فرصتهاي آموزشي و پژوهشي لازم 

حقوق و پاداش كافي و عادلانه

سطح دانش فن‌آوري اطلاعات و توانايي فرد

اصلاح به موقع ساختار سازماني و بازتعريف مشاغل(متناسب با تغييرات فناوري اطلاعات)

محيط كار مناسب

اشتياق و علاقه نسبت به شغل

شناخت كافي از شغل و شرح وظايف خود

آگاهي مدير فناوري اطلاعات از نوع فعاليتهاي تخصصي كاركنان

حسن اخلاق و رفتار خوب كاري

پررنگ بودن نقش در ارايه خدمات

توجه به برنامه‌هاي آموزش تخصصي و عمومي

داشتن روحية كار گروهي

منزلت و احترام شغل نزد ديگران 

توجه بيشتر به امنيت شغلي و استخدام رسمي

تناسب روحية فرد با تغييرات فراوان فناوري اطلاعات 

عدم تعارض در نقش‌ها، وظايف و مسئوليتها

ايجاد شرايطي جهت ادامه تحصيل 

داشتن روحية انتقال دانش و مهارت به ديگران 

امكان انجام كار گروهي و مشاركت در كارها

ايجاد فرصت به منظور استراحت و جلوگيري از استرس كار

اشتياق و علاقه نسبت به محيط كار

نقش داشتن در تصميم‌گيري

توجه بيشتر به تجربه و دانش كاركنان در حوزه‌هاي تخصصي

تجربه و سابقه كار

عدم يكنواختي و تكراري نبودن كارها

شركت دادن كاركنان فناوري اطلاعات در نمايشگاهها و برگزاري اردوهاي شغلي 

 

نتيجه‌گيري

مديريت پروژه‌هاي فناوري اطلاعات يك نسخةتجويز شده كلي نيست و نمي‌توان يك برنامة جامع براي كليهپروژه‌ها در اين حوزه تدوين كرد. تقريباً مي‌توان گفت همه كساني كه در امر مديريت مشاركت دارند به عدد پروژه‌هاي مختلف تجربياتي را در ا ين حوزه كسب نموده‌اند و تقريباً هر سازمان مسايل و مشكلات خاص خود را دارد. ليكن بايد دقت نمود كه يكسري مشكلات غالباً جنبة عمومي دارد و فقط ممكن است صورت آنها با هم متفاوت باشد هر چند كه راه حل مشكلات حتي در موارد يكسان با توجه به ماهيت سازمانها متفاوت است. يافته‌هاي اين پژوهش نشان داد كه توجه به مديريت منابع انساني در حوزه فناوري اطلاعات و مديريت پروژه‌هاي آن از مهم‌‌ترين اركان مديريت است و غفلت از آن عامل شكست پروژه‌هاي فناوري اطلاعات است.

 

مراجع

  • آلدرس. راب، پيتر هيند(1383).رموز موفقيت مديران فناوري اطلاعات.(مرضية حاجي زرگر باشي، مترجم). انتشارات جهاد دانشگاهي واحد صنعتي اصفهان.
  • ديويد، ياردلي(1384). مديريت موفق پروژه‌هاي فناوري اطلاعات، درسهايي از شكست پروژ‌هاي فن‌آوري اطلاعات. (رفيعي محمود. نصرآزاداني بهروز. كوشا مرتضي،مترجم). انتشارات اركان
  • رجب بيگي مجتبي، سالاري پيمان،هاشمي علي، معير سروشا، (1383) " سازمانهاي مجازي ازتئوري تاعمل" ماهنامه علمي-آموزشي تدبير شماره 151
  • شارلوت و كو(1384). كاركنان فناوري اطلاعات در اقتصاد دانايي محور. معاونت پژوهش و برنامه‌ريزي دفتر همكاري‌هاي فناوري رياست جمهوري. پايگاه اطلاع‌رساني كميتة ملي فناوري اطلاعات http://www.ict-research.net
  • مقيمي، سيد محمد(1377). سازمان و مديريت رويكردي پژوهشي. نشر ترمه
  • ميرسپاسي،ناصر.(1378) "تناسب نوع شخصيت و نوع شغل..." نشريه دانش مديريت شماره 44 ص 3-27

 

  • Fredric William and Shrestha Pritam K. (2003)" Information technology and productivity: a comparison of Japanese and Asia-Pacific banks" http://www.sciencedirect.com
  • Carol Ann Mearesand John F. Sargent , The digital work force : Building infotech s
/ 0 نظر / 27 بازدید